浅谈秘书日常工作效率提高的途径

扬州环境资源职业技术学院人文科学系

毕业论文

论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高

的途径

专业：文秘与办公自动化

班级：0611文秘

姓名：张耀

指导老师：陈洁

2009年5月

浅谈秘书日常工作效率提高的途径

摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。关键词：秘书工作效率工作计划途径

如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢。我将着重从以下几个方面展开论述。

一、提高秘书日常工作效率的重要性

（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人

随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。

为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所

1谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。

（二）秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用

秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。

由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗

2口”的地位。

（三）秘书是公司领导的代言人

有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。