商务便条函件写作及技巧

商务便函与便条

审题：

mrsmith，yourboss，toldyoutoaskmsliutoattendasalespresentationonanewproduct.

writeanotetomsliu：

*sayingwhowantshertoattendthesalespresentation;

*informingherwhenandwherethesalespresentationwillbeheld

有同学写成mrsmithtoldmetoaskwhowantstoattend

有同学写成pleasewriteanotetomsliuaskinghertoattendasalespresentation.

一定要把题目看清楚，再下笔写。

（一）商务便函

一般公司企业往往都印有按照自己公司风格的商业便函，请看下列例子：

memo

to：（收信人）

from：（发信人）

date：（日期）

subject：（事由）

message：（正文）

大企业往往拥有许多分支机构，其商务便函信笺就包含较多的内容，如：

memo

to：（收信人）

company：（分公司）

dept：（部门）

location&ext：（地址与分机号）

subject：from：

company：

dept

location&ext：

date：

message：

商务便函一般由以下几个部分组成：

1、memo。memo是memorandum缩写，因此也可以用memorandum，此外还有internalmemorandum和interofficememorandum，其意思都是一样的。

2、to：这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用，如：

to：mr.johnsmith，salesmanager

3、from：这一标题后应写发信人的姓名与职衔：职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。

4、date。日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。

5、subject：这一标题后是写事由的，即用一个或几个词汇简单概括便函的内容，以便查阅。事由必须简洁明了，不要用完整的句子，如：

changesintraveladvanceform

promotionofstaff

vacationschedule

participationintrainingprogrammes

6、message

商务便函还可以根据实际需要在末尾增加发信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。

例

schoolofenglishforbusiness

memorandum

to：mr.kingswick，coursecoordinator

from：barnsbycampbel

date：19november，1995

subject：lessonplanfor28novemberlecture

iintendtoteachmemowritinginmynextlecture.iplantocoverthefollowingplans：

1.insideaddress

thisisomittedinamemo.asinternalcommunicationthereasonisobvious.

2.greeting

itismerepolitetoputmr.，mrs.ormsbeforeandtheofficeafterthenameoftherecipientyoumaysometimesaddressthereadersasagroup.

3.subject