会计部档案管理规定

公司会计部档案管理规定

为了加强公司会计档案管理，保证会计部档案的完整性和规范性。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定及公司的具体情况，制定本规定。一会计档案的分类：

〈一〉会计档案包括纸制档案和计算机存储介质，分类如下：

1.会计凭证类。原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计帐簿类。总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。

3.财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

〈二〉其他会计资料类。银行存款余额调节表、银行对帐单、工资表、合同书、增值税抵扣联、发票存根联、统计报表、进口付汇核销单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应保存的会计核算资料。

〈三〉文件资料类。包括收到的公司外部、内部文件资料、荣誉资料。

二会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管规定

1.会计档案管理员负责会计档案、资料、文件的收集、整理、立卷、归档、保管。

2.档案移交须编制移交清单，移交清单一式三份，移交人、接交人、监交人各存一份。

3.各会计人员必须在会计年度终了审计结束后，装订好自己经管业务的正式帐簿移交档案室保存。总帐报表会计员在当月报表完成后一周内将当月凭证移交档案室。

4.已执行完的合同由会计员移交归档，每年移交一次。

5.收到的外部文件资料，原件移交档案室。会计员可保存复印件。

6.公司内部发布的书面文件由档案管理员收集整理按年装订保存，电子版的按年保存在磁盘上。

7.会计档案的保管，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理员应会同会计人员和经办人共同拆封整理，并做好拆装记录。

8.档案入库后，档案管理员要及时做好案卷目录登记工作，并按分类统计档案数量。档案管理员定期将档案目录发布在共享文件下，以便查阅。档案目录做好备份。

9.会计档案按会计类型分类进行保管。

10.档案管理员对档案进行定期检查，一个季度检查一次。并做好检查记录。对破损或变质的档案，应及时修补、复制。

三

会计档案查阅、出借、复制规定

1.会计档案的查阅、出借、复制必须办理相关手续。

2.对公司会计档案公司查阅、借出、复制、原始附件的换取必须经会计部经理批准，必要时由总会计师批准。

3.公司财会人员查阅会计档案和资料，经办理登记手续后由档案管理员提供利用。公司其他人员需要的资料，由相关会计员查阅提供。

4.公司财会人员因工作需要借出会计档案时，借用时间一般不超过一个月，如仍需继续使用，应办理续借手续。公司其他人员借用，时间一般不超过三天。会计凭证、机密文件一律不外借给财会人员以外的人员。

5.公司会计档案不对外单位人员提供利用。如有特殊需要，外单位人员需查阅资料，应持单位介绍信，经批准并办理登记手续后，由档案管理员陪同查阅。会计档案一律不对外单位人员出借。

6.查阅会计档案时，查阅人如需复制资料，必须经批准办理复制登记后方可复制。

7.因特殊情况需抽换原始凭证，须留有被抽换单据的复印件，并做好登记。

8.查借会计档案和会计资料，必须做好保密工作，严禁携带档案资料进入公共场所，以防丢失泄密。查阅或复制会计档案的人员，必须爱护档案资料，严禁在会计档案资料上涂画、涂改、折叠、污损。严禁拆封和抽换原件。

四会计部档案管理的其他规定1.财会人员必须遵守保密制度，不得泄密。违者按有关规定处理。

2.会计档案管理员调动或更换时，必须办理会计档案交接手续，对损坏和丢失会计档案者，要查清原因，进行处理。