接待程序

（一）准备工作

1、收集来宾情况

来宾基本情况。国别、地区、所代表的组织机构；人数；姓名，性别，年龄，身份，职务，民族，宗教信仰，生活习俗，健康状况等。来访的目的、意图和背景，据此判断其真实的来访意图。抵离时间和日程安排，可通过各种渠道和手段收集这些信息，且越详细越好。

2、分析判断来访意图

根据已经收集到的来宾的情况判断；根据上级指示和有关部门的接待通知；根据来访者出示的有效证件和介绍信涵；根据来访者的自我介绍；根据与来访者的交谈。

3、拟定接待方案

★接待方案的一般内容

1）接待方针。总的原则，是接待的目标和指导思想。应根据来访者意图，双方的关系，对方的态度来决定。来意友善的，热情接待；持有敌意的，或双方关系微妙的，低调处理，不卑不亢；也有的时候可采取故意冷落态度。

2）接待规格。就是来访者所受的待遇。体现了被重视的程度。

迎接、宴请、会见、陪同、送别来访者时，接待方出面的人员的身份，视情况而定，可分三种：高格接待——出面者身份高于来访者；对等接待——双方身份大体相当；低格接待——出面者身份低于来访者。

3）接待过程中安排礼仪活动和参观访问的次数，规模和隆重程度。4）来访者的食宿标准

5）接待形式：迎送、宴请、会见、会谈、文艺表演招待、参观游览等。6）接待经费：有的由接待方完全负责，有的有客方完全负责，有的双方共同承担。

7）接待责任。指接待方的职责。★接待方案的书面格式和具体内容

1）标题：接待事项+方案二字组成。如：关于接待南昌大学代表团的方案

2）正文

来访的起因和背景

来访者的基本情况、来访的目的、意图

接待的方针、规格、活动安排和接待责任，接待的经费。3）附件：来访者名单、有关对方的背景资料。4）提交方案的单位5）成文时间

接待方案拟定后，要呈报领导审阅批准。报批时，使用“请示”文种。接待方案作为附件一并上报。

4、准备接待材料和礼物接待材料：

1）汇报介绍类的材料，如工作汇报，情况介绍，经验交流，广告宣传，文件汇编等。

2）技术类材料，如产品说明书，工艺流程图等。3）礼仪类，如欢迎词、祝酒词、答谢等。准备礼物：

1）低值、小额，避免违反有关政策。2）体现民族特色和地方特色3）尊重客人的习俗和爱好。

5、落实接待事项1）预定住房2）准备宴席3）安排交通工具4）联系新闻报道5）布置安全保卫

6）选派陪同人员和翻译

7）参观、游览、文艺表演等活动的落实安排。

（二）实施接待

1.内宾接待的一般程序与内容

预定性的内宾接待一般按下列程序进行：

①接受任务——②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤迎接来宾一⑥商议日程一⑦安排会谈一⑧陪同参观一⑨送别客人—⑩接待小结。工作内容说明如下：

①秘书从上司处接受接待任务。

②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。③秘书按来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。

④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后，即与对方秘书或相应人员商定日程安排。

⑦秘书将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。

⑧如安排参观访问，秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。

⑨客人访问结束返回时，秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。

⑩重要的接待一结束，秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。