卡拉公司档案管理制度(最终版)

第一篇：卡拉公司档案管理制度（最终版）卡拉实业（深圳）有限公司

档案管理制度

（最终版）

加藤松本管理咨询公司二零一二年十二月

卡拉实业（深圳）有限公司档案管理制度

第一条为规范卡拉实业（深圳）有限公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，特制定本办法。

第二条档案资料是公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。

第三条档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实性的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均承担保护的义务；非经公司允许，任何部门、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。

第四条公司行政办公室是公司档案管理工作的主管部门，行政办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作。

第五条行政办公室档案管理人员的主要职责是：

1.制定各类档案管理办法，明确归档范围和分类、编号方案，制定档案工作计划。

2.依据档案管理规定，收集整理各类档案资料，负责立卷、归档工作。

3.档案资料的鉴定、验收和交接。

4.档案资料的入库管理和维护。

5.档案的开发利用和信息处理。

6.对公司各部门档案管理进行业务指导和监督。

7.处理与档案管理有关的其它事务。

第六条公司各部门人员因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表，由档案借阅部门负责人批准后方可借阅；重要档案资料的借阅须经公司行政总监以上领导批准。

第七条凡经批准借阅的档案资料，不得转借、拆散、涂改，复印档案必须经档案借阅部门负责人批准。

第八条根据国家有关规定和公司实际情况，公司档案的保管期限定为永久、长期和短期3种：

1、永久保管。凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。

实业项目组第1页

卡拉实业（深圳）有限公司档案管理制度

2、长期保管。凡反映公司系统有经济和管理活动，在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期限保管，时限一般为10年。

3、短期保管。凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案资料，列为短期保管，时限一般为3年以下。

第九条划定归档范围，目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保存，既避免遗漏重要文件，又不使案卷重复庞杂。

第十条公司行政办公室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕，具有参考价值的文件资料。主要有：

1.公司各部门形成的直接反映本身业务工作的重要文件。

2.与各部门产生的文件有密切联系的外部单位或者集团公司的批复、批准、请示、报告等文件资料。

3.各部门开展工作需要遵循和查考的外部单位或者集团公司的文件资料。

4.具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。

5.具体归档范围见第三十一条。

第十一条立卷应根据文件的形成规律，如。时间、组成机构、问题、性质、名称等进行分类，以便查找。

第十二条卷内文件的排列应保持内在联系，一般应把来文和复文放在一起，来文在前，复文在后；批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，打印件在前，原稿在后。

第十三条跨年度文件，一般应设在针对年度卷宗内；多年的计划、规划放在开始的一年，多年的总结放在最后一年，既有计划又有总结放在为主的一年。

第十四条卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字编写页号，以固定排列顺序，方便查找。

第十五条编号的位置应当统一，一般左侧装订的案卷编在右上角，凡有字迹的纸页每页正面编一个号，大张图表折叠后也编一个页号，卷内印有小册子的只编一个页号，并在备考中注明。