秘书管理制度

第一章总则

为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。

第二章管理原则

一、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理；

二、双重负责原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；

三、秘书工作原则。服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。

第三章秘书工作性质

秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。

第四章秘书必备素质

一、职业化秘书的标准：

1、正直、公平，坚持既定政策和原则

2、诚实守信、实事求是

3、以工作为荣，设定高的工作水准

4、不失约、不违约、不食言、不泄密

5、勤奋努力工作，不断学习

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6、有序利落，有条不斋

7、追求效率和效益

8、按约定完成工作，保质、保量、及时

9、客观正确对待意见与批评

10、要有大局观

二、秘书的职业态度

1、主动性（initiative）

2、适应性（flexibility）

3、团队精神（teamwork）

4、尊重他人（respectforpeople）

5、创新精神（creativity）

6、坚持原则（uncompromisingintegrity）

7、服务与贡献（service&contribution）

8、认同与分享（sharing）

第五章秘书的礼仪素质

秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。

一、要有良好的道德修养

礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。

1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提

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批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。

2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。

3、摆正站位。秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。

二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。

2、举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。

3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。

4、培养温文而雅的仪表风度。秘书正式场合应着整洁得体大方优雅的职业装。

三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪

秘书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。

（一）作好助手和参谋的工作

1、参与决策调研，提供有分量的信息。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有分量的文稿。其中要把握三点：

第一，要有观察力，跟踪了解院长的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。

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第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。