秘书管理制度

1.目的

为了进一步加强行政秘书岗位管理，充分发挥行政秘书的服务与辅助职能，以规范开展行政秘书的日常工作。

2.适用范围

2.1.组织范围：适用于集团、事业部和分公司2.2.业务范围：适用于秘书岗位人员管理3.术语和定义

无

4.关键角色职责

无

5.制度内容描述

5.1.任职资格

5.1.1.学历及知识背景。大专以上学历，接受过企业文秘、公文写作、计算机应用、商务礼仪等方面的教育培训。

5.1.2.工作经验。具备本公司助理、内勤等岗位一年以上工作经验或者其他公司秘书、助理、内勤岗位三年以上工作经验。

5.1.3.基本知识与技能。有较好的写作基础，熟悉公文写作，能够独立起草一般性公文；具备较强的事务处理能力；具有较强的组织、协调能力与人际沟通能力；熟悉接待礼仪，能较好处理一般性接待工作；熟悉使用办公软件；熟悉文件资料归档的基本程序和方法。

5.1.4.素质要求。品格优秀、责任心强，有较强的保密意识；待人热情，有良好的服务意识；严谨细致、一丝不苟。

5.2.工作内容

5.2.1.日程管理。计划制定、行程安排，并及时记录和提醒。

5.2.2.接待工作。接待来访客人、接听各类电话。

5.2.3.会议及活动。会议规划、通知、会场布置、资料准备、会议记录、会议追踪。

5.2.4.公文写作。信息收集、起草或协助起草各类文件、报告。

5.2.5.沟通支持性工作。沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系，及领导交办的其他工作事项。

5.2.6.文件处理与保管。处理来往信函和传真，文件档案管理。

5.2.7.综合事务管理。办公室环境管理及其他。

5.2.8.决策支持工作。信息的处理与分析，对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。

5.3.管理办法

5.3.1.年度考评成绩连续两次为合格（含）以下的，以及连续两个月月度考核成绩低于80分的，调离本岗位。

5.3.2.一年中受到两次通报批评的，调离本岗位。

5.3.3.每年度提交不少于2篇学习总结或读书体会。

5.3.4.每年度参加不少于12课时的培训。

5.4.培训方式

5.4.1.入职培训，由人资统一安排了解集团，公司概况，规章制度，组织结构，使其更快适应工作环境。

5.4.2.部门岗位培训，发放《秘书岗位手册》，熟悉新岗位职责，工作流程。

5.4.3.月度例行培训，每月参加行政本部安排的培训课程，学习专业知识。

5.4.4.ojt培训，每季度，由秘书的直接领导对其进行沟通，对必要的知识、技能、工作方法等进行优化。

6.特殊事项

无7.相关文件

无8.附件

无

第二篇：秘书管理制度学院办公室秘书管理制度

第一章总则

为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。

第二章管理原则

一、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理；

二、双重负责原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；

三、秘书工作原则。服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。

第三章秘书工作性质

秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。

第四章秘书必备素质

一、职业化秘书的标准：

1、正直、公平，坚持既定政策和原则

2、诚实守信、实事求是

3、以工作为荣，设定高的工作水准

4、不失约、不违约、不食言、不泄密

5、勤奋努力工作，不断学习

1

6、有序利落，有条不斋

7、追求效率和效益

8、按约定完成工作，保质、保量、及时

9、客观正确对待意见与批评

10、要有大局观