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档案整理工作方案

年度归档文件整理工作是档案资政服务的基础,也是档案管理工作资源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求,特制定本方案如下:

一、指导思想

按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则,强化组织领导,加强业务知识学习,严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的目的,在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。

二、时间

要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件和电子档案目录报市档案局。

三、工作标准

(一)文件材料的收集工作

文件材料的收集是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重视,认真负责。只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,黑头文件、会议材料、各种会议记录;重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告;工作计划、总结、小结;规章制度(规定)、干部(职工)登记表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合同等收集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。

(二)文件材料的整理工作

1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位归档文件整理工作

2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如。电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导他们进行整理。

3、乡镇(街道办事处)按党群和行政两个机构(问题)进行分类、整理,划分为永久和定期2个保管期限

4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗,按十大类(问题)进行分类整理。市委、政府两个核心全宗永久整理成三套,定期为一套;市委办、政府办两个全宗永久整理为二套,定期为一套。

5、单位发文实行三套制:第一套带发文底稿。本级的文件要有草稿和拟稿单,上级下发的文件要有传阅单,特别是一级单位,没有的要求补齐,签发签一起放在正文后,按文件级进行整理;第二套(即发文汇集)按不同发文字号顺序组卷整理。100页左右为一卷,用铅笔编写页号(编写位置:有字的正面右上角,反面左上角),加封面(用黑碳素笔按要求规范、准确填写)、归档文件目录、备考表,三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等涉及民生的现行政策性规定文件,作为本年度现行文件,各归档组整理后交征编股,充实全市现行文件中心内容。

6、双载体归档。为同步促进档案信息化建设,单位纸质文件及其定稿的原生原文电子版,务必按标准同步归档,确保准确无误。(按照发文字号顺序排列好报对应归档组做好保存备份)

7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分和归档文件的排列、编号时,要与上年度务必保持标准一致。归档文件整理期限的划分一般为:本单位制发的文件、材料,重要的划分为永久,其他划为定期;上级业务部门和其他单位下发的文件,有本单位人事任免、表彰、处分的和针对本单位有工作指示的等划分为永久,对本单位须落实贯彻及有指导意义的划为定期。归档文件整理排列的顺序一般为:综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣教、单位业务、其他等,以利于今后检索利用。


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