人事档案管理制度

第一章总则

第一条为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，更好地促进公司人事管理工作的展开，特制定本管理制度。

第二条员工人事档案是在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。人事档案工作是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。

第四条本制度适用于宜宾xxxx有限公司全体员工。

第二章管理职责

第五条xxxx员工人事档案由人力资源部统一管理。第六条人力资源部人事档案管理工作职责：

1、负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范。

2、负责本制度实施执行的具体指导和监督检查。

3、负责公司人事档案信息的维护与管理。档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。

第三章人事档案内容

第七条人事档案主要有如下几类：

1、应聘登记表；

2、劳动合同、员工安全生产责任承诺书、保密协议；

3、录用、转正、任免、聘用、调动、离职等材料；

4、鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），测评考核材料，（后备）干部考察材料、奖励及处分材料等；

5、学历、学位及评聘专业技术职务材料；

6、培训记录及外训协议等材料；

7、其他可供企业用人参考的资料。

第四章人事档案的收集与整理

第八条人力资源部对所有员工档案进行统一编号，确定编号后，一档一号，不重复使用。员工转岗、离职等均不影响编号改变。

第九条档案材料根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序。

第十条新入职员工的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十一条建立档案材料目录，档案材料目录是查阅档案内容的索引，编写要求如下：

1、题目与材料相符，反映材料的主要内容；

2、材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

第十二条每年一季度需对上一年的人事档案进行整理，在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案资料。

第五章人事档案的提供与利用

第十三条因工作需要，需查阅和借用档案的，须遵守下列规定：

1、员工人事档案查阅原则上实行对上级公开，公司总经理有查阅所有员工人事档案的权限，部门经理有查阅本部门（组）员工人事档案的权限；

2、凡员工借阅本部门（组）其他员工或其他部门（组）员工人事档案，必须提交由部门负责人签批的《人事档案借阅申请表》；借出需征得被借阅人部门负责人同意，经人力资源部负责人签批，借出的档案须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

3、除人事档案管理员外，员工原则上无查阅公司领导人事档案权限。

4、查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

5、借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工档案将作为公司存档使用，不退还员工本人。离职人员档案保存期限为2年，期满时经人力资源部负责人核准后销毁。

第六章其他

第十五条本制度未提及的管理办法按照公司《档案管理办法》执行。第十六条本制度最终解释权归人力资源部所有，经总经理审批后执行。第十七条本制度从下发之起实施。

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