人事档案管理制度

第一章、总则

第一条：

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条。人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条。本制度适用于集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团人事组织管理中心对人事档案的管理职责就是——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；c、负责集团各中心、部门的员工人事档案管理工作；

d、负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条。集团人事组织管理中心人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条。各子、分公司人力资源部门对人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按要求建立规范的人事档案管理；负责管理本分公司/子公司所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

1、履历材料（包括个人的简历资料）

2、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。

3、自传材料（包括面试申请表）；

4、鉴定、考核、考察材料；

5、学历和评聘专业技术职务材料；

6、奖励及处分材料；

7、培训记录及外训协议等材料；

8、劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；

9、保密协议；

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10、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：集团所有人事档案都要按照统一的编号标准进行编号，编号规则如下：

1、集团档案以“集团”拼音缩写+分管中心缩写+省份/区域缩写+姓名缩写为规则进行编码；例：kbyt-yx-黔n-zs（****营销中心贵州南部区域张三）、kbyt-rs-ls（集团人事组织管理中心李四）

2、工厂人事档案以“工厂”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码；例：gc-cw-zs（工厂财务部张三）

3、****科技有限公司人事档案以“****”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码例：kby-rs-ls（****人事部李四）

4、由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进行管理的，并分类存档管理。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条。日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。

人事档案管理人员必须及时将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

每年12月份收集员工聘任晋升审批材料，其他人事档案资料要按时进行收集、整理并及时归档。第十条：集团人事档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工相关信息，资料清单信息。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴、《面试申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；

⑵、身份证（双面都印在同一页上，a4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；⑶、《录用通知单》（部门留存），必须要有薪资标准。