秘书总结

、会议管理

1.会议筹备方案的内容。确定会议的主题与议题；会议的名称；会议的议程；会议的时间和地点；会议所需工具和设备；会议文件的范围，做好文件的印制或复制；会议与会代表的组成；会议经费预算；会议住宿和餐饮安排；会议的筹备机构，大型会议需确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案

3.安排座位的注意事项。①大、中型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会人员顺利入座②在一些总结、表彰类大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签③如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的办法④注意分清上下座⑤中小型会议方案，与会人员少，方案常起不到应有的作用⑥中小型会议方案在会议经费和会场布置等方面的内容大都从略或精简，但实际工作中仍需要注意⑦中小型会议方案拟定后要交上司审核，再行部署。

4.会前现场检查：①确保所有事项都条理清晰②注意气味③设立入场登记台④佩戴徽章、名牌⑤准备接待休息室⑥安排接待、服务人员

5.与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性原则；及时性原则；全面性原则

6.与领导沟通会议有关事宜的方法：①定期向领导提交书面报告②由会议负责人定期向领导口头报告会议的情况③领导亲自参加有关会议④其他途径

7.与领导沟通会议有关事宜的时机：①会议筹备阶段②会中阶段③会后阶段

8.与领导沟通会议有关事宜的程序：①明确会议的目标②明确沟通互以有关事宜的方法或途径④确定沟通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员⑤向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题⑥听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录⑦将记录通过某种方式送给领导

9.会议应急方案的内容：⑪会议举行过程中可能出现的问题①人员问题②场地问题③设备问题④资料问题⑤健康与安全问题⑥行为问题⑫出现问题时负责解决的会议工作人员

10.处理会议突发事件的方法：①处理人员问题：备用人选②处理场地问题：替换③处理设备问题④处理资料问题：随身带需要文件的原稿，以便复印⑤处理健康与安全问题：医护人员；监控演习⑥处理行为问题

11.会议应急方案的制定程序为：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案

12.拟定会议应急方案的注意事项：①住宿安排妥善②餐饮服务要周到③医疗卫生工作要有备无患④交通保障应落实到位⑤会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速⑥在娱乐生活上需丰富多彩⑦会议值班要制度健全，人员要坚守岗位

13.会议按计划进行的程序为：了解议题和议程→准时宣布开会→有效引导议题

14.会议经费使用的主要方面：①文件资料费②邮电通讯费用③会议设备和用品费④会议场所租用费⑤会议办公费⑥会议宣传交际费⑦会议住宿补贴费⑧会议伙食补贴⑨会议交通费⑩其他开支

15.会议经费使用的监督方法：①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审

16.会议经费使用的程序：申请经费→主管领导审批→财务部审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出

17.处理会中突发事件程序：向领导报告→启动会议应急方案→实施应急方案→必要时向公共应急机构请求支援→善后工作

18.会议总结的内容。会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题、参加会议的上级领导人、会议的主持者、领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。