浅谈秘书会务工作

李诗怡

摘要。对于秘书来说，会务工作是秘书的一项重要常规工作，也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1

关键词：秘书会务工作会议

一、会议的含义和作用

会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。

二、会议策划

（一）、明确会议目标：

会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。

（二）、会议议程的安排

根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的

顺序，这是会议的重点内容，不容差错。

（三）、会议时间地点的安排

根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。

三、会前准备

（一）、通知与会者和发言者

参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。

（二）会场的布置

1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调；

2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调；

3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地；

4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。

四、会间的服务工作，会中协调控制，做好管理保证。

（一）做好会议的报到和签到工作"在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3

（二）在接待与会人员时。态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系2。

（三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会

之前与会人员能够全部按时到达。

（四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。

（五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。

（五）做好会场内外的保卫与保密工作。

五、会议记录

会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4

会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。

（一）会议记录的方式

1、文字记录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言规范，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。

2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。

3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。

4、视屏记录。

（二）会议记录的内容

首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。

（三）会议记录的格式分为。记录头、记录主体、审阅签名。

（四）会议记录的重点

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动；

2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；