档案管理规范创新与信息化建设研究

摘要。文献档案在中职学校的学校管理、教学活动、学科教学以及研究等领域中的有效应用，是顺应时代发展趋势的必然要求，将重要的数据提供给学校指导其进行监督并做出科学评估。本文在现实应用情况简要分析的基础上，着重探讨了如何进一步加强档案管理的信息化建设途径。

关键词：档案管理；中职学校；规范创新；信息化建设

中职学校档案往往存放的是学校教职员工的档案，是他们从事教育活动、教学管理和学生学习的宝贵资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动，对学校的良好发展起着重要作用，对学校档案合理性使用的深入分析，能够在改善教学计划以及提升教育管理质量上提供十分重要的帮助。将学校的档案管理工作扎实做好，对于教育教研活动的深入开展具有十分积极的影响。

一、中职学校档案管理工作现状

（一）管理方式相对落后，管理力量比较薄弱。中职学校的档案管理人员通常是由校办人员或者某些教师兼职，没有专职职位。大部分的工作人员一般情况下是没有受过系统的档案管理专业知识培训，他们缺乏对档案的重要性的深刻认识，同时对档案材料的整理收集、存档以及装订等操作也不是十分熟练，另外，投入档案工作的精力也无法得到很好保证[1]。同时，存档资料不真实、不完整以及存档不及时的情况时有发生，没有专门的档案管理软件来管理档案，大部分档案资料的收集和存取都是手工进行的，导致使用效率低下。

（二）自动化管理方式没能有效普及。目前，部分学校没有实施自动化管理，管理方法很简单，机械化操作尚未得到广泛推广。因此，这种传统的管理方法会带来更多工作量，不仅工作速度慢，而且工作时间也较长，档案管理工作人员整体档案的效率会大为降低。而导致出现上述种种问题的原因主要有以下三点：首先，有些学校对档案管理不够重视，因此没有能够投入更多的财力进行档案管理。其次，即使有些学校已经增加了购买更为先进管理档案的设备上的经费投入，但因有些管理人员在短时间内无法完全了解正确的操作流程，因而无法将所采购新设备的先进性充分地展现出来[2]。最后，有些档案管理人员十分欠缺现代化办公意识，虽然拥有先进的高科技设备时，仍然使用手工操作这种低效的方式进行档案管理。

（三）档案交接手续不严密，容易造成档案遗失。因中职学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。

二、规范学校档案管理工作的对策