民办高校文书档案信息化探讨

【摘要】就民办高校文书档案信息化建设的重要性进行了阐述，同时对推动信息化建设过程中出现的问题进行了剖析，提出了民办高校文书档案管理的基本原则，并给出了全面实现文书档案信息化管理的对策措施。

【关键词】民办高校；文书档案；信息化建设

随着我国信息技术水平的提升，文书档案也进入了数字化、信息化管理的阶段。民办高校针对文书档案信息化建设进行深入研究探索对于其档案管理水平的提升具有深远意义。档案是用来记录历史、记载学校发展历程的最可靠凭证。各个高校都有专门进行档案管理的部门，负责收集整理高校发展过程中的各类档案记录。文书档案是高校档案管理中的一个重要类别，在高校事业发展过程中起着不可忽视的重要作用。高校作为国家科学研究和人才培养的主阵地，探寻档案管理新路径，实现档案数字化、信息化已成为各个高校持续深入思考的问题。

1民办高校文书档案信息化建设的重要性及基本原则

1.1文书档案信息化建设的重要意义。

1.1.1顺应时代发展必须提升办公效率。随着我国信息化水平的快速提升，很多现代社会的管理工作已经建立在信息化的基础之上了[1]。信息化时代的到来使得档案管理与现代化的计算机技术应用相融合，而在高校日常管理该活动中形成的文书档案也能够做到随时收集、传输和自动归档[2]，这大大提升了档案管理部门的工作效率，从而提高了办公速度，节约了不必要的人力、物力和财力。

1.1.2档案数量激增需要加强档案保护。民办高校在日益激烈的竞争中不断寻求发展壮大，档案的数量也越来越多，特别是会产生大量的文书档案需要进行归档与管理。传统的纸质档案容易受到高温、火灾和虫蛀等客观条件的影响，同时在借阅查询中也会存在一定程度的磨损，保存风险较大。但文书档案如能全部转化为电子档案，实现文书档案的数字化，那么众多原始文书档案资料被损坏的可能性就会降低，稳定性更强，保存的时间更长。

1.1.3增强档案流动和实现信息共享。在传统档案管理模式下，档案的流动相当困难，档案管理“重保存、轻应用”的现象一直存在。文书档案中所承载的重要信息资料难以跨越时空限制实现信息共享。但是在信息化建设模式下，文书档案转变为电子档案，其流动的速度和效率大大提升，文书档案的信息资源也实现了有效应用和实时共享。

1.2民办高校文书档案信息化建设的基本原则。

1.2.1规范性原则。在文书档案信息化建设的过程中，规范操作、规范管理和规范保存是妥善处理文书档案的核心要义。民办高校档案管理部门必须严格按照《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》，对档案工作实行统一领导、分级管理[3]。按照制度要求规范文书档案管理流程，做好环节监控，确保文书档案管理的规范性。