备用金规章制度范本模板

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（一）

备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

1.备用金借支管理

（1）企业各部门填制备用金借款单，一方面财务部门核定其零星开支便于管理;另一方面，凭此单据支给现金。

（2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

（3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支额或补充备用金。

2.备用金保管

（1）备用金收支应设置备用金账户，并编制收、支日报表送交经理查看。

（2）备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

（3）备用金账户应做到逐月结清。

（4）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

3.备用金预借、使用及报销流程

4.备用金的会计核算

（1）预付及补充备用金时

借：其他应收款——备用金

贷：银行存款

（2）经审核报销时

借：制造费用、管理费用等

贷：其他应收款——备用金

（3）收回备用金余额时

借：库存现金

贷：其他应收款——备用金

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（二）

备用金管理制度

一、目的：

为了加强分公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、名词解释。备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、适用部门：北京宏强富瑞技术有限公司各分公司四、细则：

1.使用部门必须设立专人（分公司出纳）经管定额备用金，分公司出纳必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金日记账，记录各种零星支出。

2.使用部门必须保证备用金的安全，禁止将其存入私人银行账号，禁止私自挪用。

3.分公司出纳应根据实际收支每日登记备用金日记账，做到日清月结。并在每月月末做备用金盘点表，盘点人及分公司负责人签字，并将盘点结果扫描传至总部出纳。

4.对于备用金出现的差异任何人不得瞒报，应立即查明原因，并根据公司的相关制度确定相关人员的责任，及时进行处理。

5.费用报销程序。报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，由审核会计复核，总部出纳根据复核后的支出凭单向分公司财务支付报销款。

6.对原始票据的要求：

⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销;

⑵、原始票据的粘贴。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。⑶、支出凭单票面书写应规范，大小写一致且正确，不得涂改，责任人及主管领导应签字。

⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

⑸、对于审批手续不全的原始凭证，出纳不得付款。

⑹、未按规定时间报销的，财务部门应根据相关规定扣除票面金额报销。