2020年最新经典档案管理制度范文

档案管理制度范文1

一、职责

1、公司档案管理工作实行公司（含公司职能部门）、管理处和部门三级管理制度。

2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。

3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。

二、管理内容与方法

1、立卷归档

公司应立卷、归档的文件资料包括：

⑴证照资料。包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。

⑵规章制度。包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

⑶行政资料。包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

⑷合同资料。包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

⑸工程技术资料。包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

⑹照片、声音资料。包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

⑺其他需归档的文件资料。

管理处应立卷、归档的文件资料包括：

⑴公示资料。包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。

⑵规章制度。包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

⑶客户资料。包括客户综合、汇总资料等。

⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;

包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;

包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;

包括物业服务所需的其它资料。

⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;

包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;

包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;

包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;

包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;

包括园林绿化养护管理服务资料等。

⑹行政资料。包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。

⑺照片、声音资料。包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。

⑻其他需立卷、归档的文件资料。

部门应立卷、归档的文件资料：

管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。