浅谈档案信息化重要性及规范化管理

【摘要】经济高速发展的时代，互联网、大数据、人工智能高速发展，档案事业在发展的大潮流中也必须顺势起航。对于档案工作来说，积极推进档案的信息化建设，使我们能更方便地提供档案服务、更好地创新档案利用。本文主要对档案信息化建设的重要性进行论述，对在档案信息化建设中存在的问题进行探讨，并提出规范化管理的建议。

【关键词】档案信息化；规范化；重要性

随着经济社会的高速发展，互联网时代、大数据时代、人工智能时代的全面到来，档案的发展也面临着巨大的挑战，档案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴随着档案管理的信息化不断发展，其安全性、规范性及稳定性都是我们面临的主要问题，积极加强档案的信息化建设，并同时重视其规范化管理，双管齐下，才能保证档案事业平稳健康发展，紧跟时代，服务大众。

一、档案信息化建设的重要性

（一）加强档案信息化的建设，有助于完善档案的传承本能。档案，是最直白最直接的印记传承，从古至今档案在各个时期各个领域都始终存在，虽不起眼，但其始终真实记载着历史和社会的发展和变迁。古时候各朝各代的卷宗、各个名家撰写的史书、代表房屋交易的地契、抗战时期一次次作战记录、学堂的毕业书等等不胜枚举，都是档案。而在社会大发展的今天，传统的档案有些时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，可以有效地防止珍贵的档案资料被时间腐蚀，也能避免一次次查阅会对档案造成损害，使档案信息化、电子化有助于本单位本企业档案对社会档案的有效补充和沟通，充实本地区的档案资料，使地方的历史更加充实饱满。

（二）加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能。传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。