大数据时代深化高校档案利用服务的思考

大数据时代深化高校档案利用服务的思考

［摘要］中办、国办印发的《意见》中提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系，为全方位、深层次、高效率做好高校档案利用服务提供了理论指导和实践支持。目前，随着我国信息化建设的不断深入，数字信息呈爆炸式增长，高校档案利用服务工作也步入了大数据时代。面对海量的数据、异构的文档信息，传统的档案利用服务显然已不能满足时代需求，如何能够更好的在《意见》指导下利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来深化高校档案利用服务体系，值得我们探讨与深究。

［关键词］大数据时代；

高校档案；

利用服务

近日，中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）中提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系，为全方位、深层次、高效率做好高校档案利用服务提供了理论指导和实践支持。高校档案是学校建设和发展过程的客观见证，完整、准确地反映了学校的历史和现状，对高校管理、教学和科研，对维护师生员工的利益，对促进教育事业发展，对服务经济建设等承担着不可或缺参考和借鉴作用，对于构建和谐校园具有十分重要的现实意义。

随着我国信息化建设的不断深入，数字信息呈爆炸式增长，高校档案利用服务工作正步入大数据时代。面对海量的数据、异构的文档信息，传统的档案利用服务显然已不能满足时代需求，如何能够更好的利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来提升高校档案利用服务工作的价值，值得我们探讨与深究。

一、大数据时代高校档案利用服务面临的冲击和挑战

现代信息技术的广泛应用，极大提高了高校档案部门的工作效率，但也给高校档案部门带来了严峻的冲击和挑战。大数据时代背景下与传统的档案馆藏资源相比，数字档案馆馆藏量具有载体形式多、数据量大的特点。电子文件数量的暴增，用户需求的个性化、多样化、高效化、专深化等都对高校档案利用服务工作提出了新的要求。

1.电子文件数量日益增长，要求新的档案利用服务方式。

与以往信息贫乏时代不同，在大数据时代，各单位、部门在日常办公中产生的元数据和文档信息呈爆炸性增长，而最终作为档案保存下来的电子文档也相应的增长，甚至会出现了档案数据“胀库”的问题。在互联网高度发达的当今社会，信息泛滥也给高校档案利用服务带来了困难，也就说在进行档案查询时，往往所需要的信息会被埋没在海量的数据中，如何在大量的档案数据中快速而准确地检索到所需的信息，是高校档案利用服务面临的新问题。此外不同系统之间的档案数据要进行整合，需要统一的元数据标准，这也是高校档案利用服务面临的新挑战。

目前，以计算机为载体的电子文件在人们的日常工作和生活中大量出现，导致了电子文件在文件材料和档案资源中的所占比例迅速上升，高校档案工作的管理对象不仅有纸质档案、音像档案，还包括了电子文件这一新生事物。由于电子文件的整理是利用网络和计算机进行，因此电子文件的利用对档案利用服务工作提出了许多新的要求。

电子文件数据具有系统依赖性和非人工识别性等特点，因此必须依赖网络计算机才能开展电子文件数据的利用服务工作，这对高校档案专兼职工作人员的计算机应用能力提出了更高的要求。大数据时代，由于电子文件数据具有易复制和易更改的特点，在用户利用电子文件数据资源时，高校档案部门必须采取有效的手段来保证电子文件数据的信息未被篡改或变更，同时还要保证未公开的电子文件数据在利用过程中不被不合法的复制或传播。当前，高校档案部门必须开发出一套全新的针对电子文件数据的管理技术和管理方式。

2.多样化的需求对高校档案利用服务工作提出新的要求。