做好档案信息化管理工作的策略

【摘要】大数据时代，对档案信息化管理带来了一定的挑战，随着物联网和互联网技术的进一步推广，机关单位在工作过程中产生了大量的数据，如何在大数据时代做好档案的信息化管理是机关单位需要研究的重点问题。本文针对这一方面的内容进行探讨和分析。

【关键词】大数据时代；档案管理；信息化

对档案进行管理是机关单位工作中的重要组成部分，也是保证机关单位正常运行的重要文件资料。长期以来，档案管理受到技术水平的影响，使用传统的档案管理方式已经不适用于时代快速发展的要求，在机关单位发展过程中，传统的档案管理方法在人力、物力、财力方面管理能力都比较低，档案使用的价值远远没有发挥出来。在大数据时代对档案进行信息化管理，应该充分利用信息化技术的优势，改变传统的管理方法，找到更适合时代快速发展的管理模式，创新管理措施。

一、档案管理信息化的优势及作用

（一）分享资源便利，工作效率提升。互联网时代的到来，主要得益于网络数据和信息技术的快速发展，这在一定程度上给机关单位档案管理提供了便利。在档案管理过程中，管理人员可以充分利用网络技术，对各项档案信息进行有效的采集、归纳、整理、储存，提高数据信息的有效性，从而提升档案管理的工作效率。

（二）快速备份有用信息。使用传统的档案管理方法，由于受到自然灾害、人为因素等影响，会导致存在一定程度的破损或者损毁，所以使用以往的管理方式，经常会导致机关单位档案出现储存不全面或者档案的安全性受到威胁。将信息化技术应用到档案管理以后，对于档案储存的物理空间也减少了依赖和需求，而且使用信息化技术可以快速将档案信息进行复制备用存储，这也在一定程度上提高了信息档案的安全性。

（三）有效查询使用档案。管理部门的重要任务是为档案信息提供查阅以及信息的搜索服务，以前对档案进行管理每一项操作都是根据纸质文件来完成的，需要使用人力完成信息的查阅和搜集工作，需要消耗大量的时间，而且很难保证信息的准确性。使用信息化技术后，对档案进行查询时，可以在信息化系统内快速找到关键的信息，而且还能够提供信息的搜索和利用功能，信息管理的灵活性充分体现了档案的实际价值。此外，能够减少搜索过程中消耗的人力和时间成本，提高了机关单位工作效率。

二、档案管理的现状和存在问题