纸质档案在档案信息化管理的作用

摘要。本文简明扼要地阐述了纸质档案的概念及特点，深入分析了纸质档案的优势与劣势，归纳总结档案信息化管理背景下纸质档案的重要性，从四个方面提出了发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策，能够对彰显纸质档案的重要作用提供有效参考。

关键词：纸质档案；档案信息化；管理；重要作用

随着计算机技术的广泛应用，档案信息化管理已经势不可挡。但是，在电子档案和纸质档案并存的背景下，纸质档案的重要性依然不能忽视。纸质档案具有自身独特的优势，认真研究纸质档案的特点和重要性，制定科学的对策与措施，充分发挥纸质档案的重要作用，对提高档案信息化管理建设的实效具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念及特点。顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体记录下来的人类活动的信息，包括信札、电报、户籍、账册、契约、日记、书稿、证书、笔记和家谱等等，记录的方式包括图表或文字等，其目的是方便日后查阅。纸质档案管理和使用比较方便，具有三个特点：一是原始性，也即记录的信息是原始凭证；二是可靠性，也即记录的信息一般来讲都比较可靠；三是耐久性，也即信息存储介质用起来时间较长。

2.纸质档案的优势。纸质档案从产生至今已经有近两千年的历史，它之所以能够有这么长久的历史生命就在于其具有电子档案不能替代的优势。其一，档案的信息和载体具有不可分离性。这种不可分离性又称依附性，也即纸质档案所记录的信息和纸张这一载体有着稳定的依附性，既不可分离，也难以被修改，使档案所记录的信息具有很大的稳定性。纸质档案把信息和载体有效地结合在一起，使用档案时只能通过记录的文字或图表来获得信息。其二，纸质档案能够体现信息的原始性。纸质档案是用纸和笔记录的信息，都是历史发生的事件，里面的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络，能够让大众认同和信服，也容易让人接受。此外，纸质档案都有专业的档案工作人员进行保管，具有非常高的安全性。其三，纸质档案的载体具有良好的耐久性。纸质档案保存的时间很长，加之有专业的保管人员，因此，一般不会轻易被损坏。诚然，在保存过程中纸质档案也会受到氧化、水解等难题，但只要加以注意，并采取有效的针对性措施，这类问题都能得到有效的规避，从而使纸质档案的寿命更长。

3.纸质档案的劣势。在漫长的发展过程中，纸质档案虽然具有一定的优势，但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。其一，纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存，不但需要大量的人力、物力，还需要很长的时间，这造成了成本高、浪费大的不良现象。其二，纸质档案检索量大，利用效率低下，容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性，只能一人阅读，难以实现多人同时共享；二是纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难，造成效率不高；三是由于纸质档案使用不便，很多深层次的档案信息难以开发和利用。其三，纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便，难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始，整理需要大量的人力，储存需要大量的空间，管理手段也非常落后，根本就无法满足社会快速发展的要求。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性