2020档案编号规则

1、主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆（室）编制档号。

2、术语

2.1档号

档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2.2全宗号

档案馆（室）给定每个全宗的代码。

2.3案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。

2.4类别号

馆（室）藏档案类别的代码。

2.5项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2.6案卷号

案卷排列的顺序号。

2.7件号

案卷内文件的顺序号。

2.8页（张）号

案卷内文件每页（张）的顺序号。

2.9代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3、档号编制原则

3.1唯一性原则

档案馆（室）内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3.2合理性原则

档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3.3稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

3.4扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3.5简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4、档号的结构

档号结构分为三种：

4.1第一种结构为：

全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。

即：××××……×××××××××

全宗号案卷目录号案卷号件号页（张）号

4.2第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号