2020公司档案室管理制度及职责

中国档案管理培训chn档案管理培训3月24日为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

第一章总则

第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。

第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门不得分散保存。

第二章档案的收集、归档

第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。

第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。

第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。

第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。

第八条综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕;技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档;重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档;因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。

第九条电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。

第十条档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。