管理电子档案制度

第一章总则

第一条为了加强对全区电子文件归档与管理工作，确保电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》等法规制定本办法。

第二条本办法所称的电子档案是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。

第三条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。

第四条本办法适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其他社会组织可参照执行。

第二章管理结构和职责

第五条各单位应明确电子文件归档与管理的分管领导，明确职能部门负责人主管、档案人员具体管理的管理体制。档案人员应忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和计算机相关知识，熟悉掌握本单位计算机系统的操作技能，并能积极主动地做好电子档案的管理和利用工作。

第六条各单位应建立健全电子档案管理制度和技术措施，做好电子文件归档与管理工作，对电子文件实行全程管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

第七条电子文件的形成、承办、运转等工作，由承办部门负责，电子文件归档管理的日常监督、指导和整理、保管、利用等工作，有档案部门负责。

第八条各单位的电子档案与其它各种门类的档案必须实行集中统一管理，积极提供利用，为单位各项工作服务。单位档案部门要与业务部门相互兼容的计算机软硬系统，保证电子文件的有效归档与管理。

第九条各专业主管单位在统一领导、分级管理的原则下，必须对所属单位和本专业系统的电子档案工作进行监督和指导。

第三章归档范围和保管期限的划分

第十条各单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值的电子文件均应归档保存。

第十一条电子文件归档范围

电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行，主要包括：

（一）电子文件稿本及代码

m－草稿性电子文件；u－非正式电子文件；f－正式电子文件。

（二）子文件类别及代码

t－文本文件；d－数据文件；i－图像文件；g－图形文件；v－影像文件；a－声音文件；p－计算机程序；o－多媒体文件。

（三）电子文件信息类型

1.文本文件。指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。