独家原创:档案管理规范化标准化建设工作意见

档案是各项工作的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

笔者多年从事文书档案的日常管理工作，现结合自己的学习体会和实践经验，就档案管理工作的规范化标准化建设谈以下几点看法。

一、文书处理的规范化、标准化是基础

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文的规范化、标准化，不仅决定公文本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。为了做到档案工作的规范化、标准化，我们要树立文书处理工作规范化、标准化是档案工作规范化、标准化的基础的工作指导思想，在实际工作中，认真做好文书处理的规范化、标准化建设，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。具体要做到五检查：一检查公文用纸，质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右的装订线。二检查制发公文的签发手续是否履行，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三检查公文字迹是否牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四检查文种使用，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五检查移交环节，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

二、案卷材料的统一收集管理是前提