办公室会务精要 (附:会前、会中、会后需注意问题清单)
政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其落实的质量。通过多年实践我们体会到,要提高政府常务会议的办会质量,必须着重抓好三个环节。
一、把握三要点,谱好会前“曲”
会前准备工作是否充分,是决定会议是否成功的关键环节。因此,为了确保会前准备工作严谨周全,超前主动,不出纰漏,必须牢牢把握三个要点。
(一)制定方案,要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作,每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、列席、请假、议题(名称、汇报人、汇报时间)、固定列席单位及人员、议题列席单位及人员等。在编排议程时,主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议题讨论顺序。
(二)分工落实,要准确高效。会议筹备环节繁多,工作琐碎,需要会务人员认真负责,扎实细致,责任到人,避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟写拟定审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作,特别是要准确收集参会人员情况,及时做好相应准备。认真做好会场布置工作,提前组织好设备维护人员和茶水服务人员,保证会议期间及时到位。在会议召开前,提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备,提前通知服务员准备好茶水,仔细检查会议室桌椅,以免临时出现差错。
(三)会前检查,要严格细致。会议筹备必须环环相扣,反复检査,不得有任何失误或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查,及时发现并解决问题,做到防患于未然。在会前1小时,重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放,在桌面上摆放位置要统一、规范、对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐,汇报人正对主持人而坐,其他单位按先左后右依次安排座位。
需要注意的几个问题
1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致意见,上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理,解决方案是否符合有关政策、法规,有无漏商情况。所以一定要把好关口,不该上的坚决不上,不成熟的一律不上,避免非特殊紧急事项临时动议上会,造成分歧意见大、议而不决的情况,甚至造成较高的决策风险。在日常工作中,这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视,会前议题不成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生,直接影响到议题能否顺利过会。
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