如何做好秘书工作?
一、“秘书”概说什么叫秘书。按照词典的解释是“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”......。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手,工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书的含义和特点,决定了秘书工作不管有多少项职责,都离不开两个字“服务”。秘书工作要想让领导指得上、群众看得上,需要认清领导工作的要求和秘书工作实际水平的差距这一主要矛盾,并系统思考、抓住重点、冷静分析后加以解决,以适应变化。具体来说就是在秘书工作中,要把握好业务与事务、主线与一般的关系。做服务要以业务带事务。秘书服务从内容上说大体上可分为业务服务和事务服务,二者是相辅相成的,事务服务是基础,业务服务是为领导单纯的行政事务服务的延伸和提升。秘书正是通过大量微细的事务服务,不断适应环境、适应领导的工作特点并不断熟悉岗位的职责和流程,才有可能做好业务服务,从而也才能游刃有余地做好事务服务。因此,做服务重点是做好业务服务,做好业务服务的重点应放在秘书自身文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高上,就是秘书要通过文、会、事等事务工作,发挥助手作用,同时也会因为具备了这种全局在胸的意识和总结归纳的能力,使重复琐碎的事务服务做起来事半功倍。做业务要抓主线带一般。秘书工作的核心是为领导工作做好业务服务,其重要任务之一就是为领导工作的决策和实施服务,通过督促检查抓落实。督促检查不仅是领导的职责,也是秘书工作的重要内容;督促检查不仅通过分解立项、动态掌握、跟踪落实等步骤贯穿决策实施的始终,同时也是贯穿服务、信息、协调、方案等秘书工作发展过程的主线。所以,抓住督促检查这条主线,就可以将秘书工作的相关业务串联起来,以点带面地促进其它业务工作的开展和完成。当然,做好秘书工作,需要团队的积极向上,需要计划的未雨绸缪,需要安排的科学合理。篇幅有限,不在此一一赘述。
二、秘书人员应具备的素质
(一)基本素质1、身体素质。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质。要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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