抓好三个主要环节，提高公文处理质量

一、发文管理的主要环节是办公室审稿发文管理流程通常由8个环节组成：部门起草→部门领导审阅→办公室秘书审稿→办公室主任复审→相关领导会签→主管领导签发→办公室秘书核稿→办公室文书制发。在过程中经常出现的问题有：

（一）部门起草文件格式不符合要求，质量不高。这主要是起草人员文字表达能力不强，再就是部门领导审稿不仔细。

（二）部门发文流程不规范，不经过部门领导审阅或是部门领导提前审阅但不在流程上体现。这主要是发文部门不遵守发文规则，没有按照既定流程进行。

（三）文稿审核把关不严。主要在于秘书没有认真审稿，办公室主任没有复审。

（四）文件制发不规范。主要有格式不规范，单位名称使用不规范，附件、附注标识不准确等现象，也是办公室的责任。发文管理最重要的环节在办公室。对发文经常出现的问题，除了要加强对相关人员的专业培训外，更重要的是办公室审核，秘书人员要仔细核对，严格把关，对不符合要求的文稿要予以驳回，要严格要求发文流程的每个环节都养成认真仔细、层层把关的良好习惯，这样就会大大提高文件的制发质量。

二、收文管理的重要环节是部门阅文收文管理流程一般由8个环节组成：文书接收文件→办公室主任审批→分管领导批示意见→文书根据领导批示流转至相关部门→部门领导阅办文件→文件返回至文书→文书反馈办文结果→文书结束流程。收文流程中经常出现的问题有：

（一）领导批示意见不明晰。当一个文件需要多个部门共同处理时，领导的批示就要清楚地分配工作，要明确牵头部门和配合部门的职责，否则就会出现几个部门相互“依赖”，相互推脱，造成文件处理不及时、办理不到位。