商务接待工作细则
来访客人商务接待管理规范
一、目的
随着公司业务量的增加,公司接待客户越来越多,为了统一客户接待标准,提高接待质量,特制定本制度。
二、适用范围
公司的公务活动中的需要商务接待的来访客人(需要安排食宿等等)。
三、接待原则
1、对等接待、各负其责、相互配合
根据客人性质,确定接待标准,各相关部门工作配合,各司其职,共同做好接待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流
规范服务,提高效率,接待人员一律着正装,热情周到,礼貌大方,树立良好的公司形象。
3、统一标准、预算管理、严格控制
注重成本意识,严格遵守接待标准,对各环节实行按实行标准统一管理,管理中心实时实地进行协调与管控,特殊情况未经总监及管理中心批准,业务员不得擅自更改。
四、职责1、业务人员
牵头联系来访客人,提供来访目的,客户单位名称、来访人员级别、数量及性别,具体来访时间及客户特殊喜好及要求。
2、分管总监
对来访客人进行审核,提出来访接待建议。
3、管理中心
确定接待规格,并安排、协调具体接待工作。包括车辆接送、餐饮、住宿、馈赠礼品、新闻报道等。
4、相关领导
根据来访客人类型,出席接待活动。
五、客户分类
根据客户的类别及和公司发展的相关程度,根据小单位有重要客户,大单位有非重要的客户的原则。将客户分为四种类别:
1、a类客人
所属单位对公司有重要影响;所属单位为公司a类客户(礼品需求量巨大,已成交金额达50万以上,或意向订单在30万以上),未来和公司有重要合作关系,来访客人为有决策权者。
2、b类客人
所属单位对公司有影响;所属单位为公司b类客户(礼品需求量大,已成交金额达30万以上,或意向订单在20万以上),未来和公司有长远合作关系,来访客人有重大建议权者。
3、c类客人
所属单位不为a、b类客户,每年销售额在10万以上,来访客人对决策没有太大影响力度。
4、d类客人
非前三类的客人。
六、接待流程1、商务接待审批
业务员根据接待标准填写《商务接待申请表》,交由分管总监审批;
2、分管总监根据实际情况审核接待流程,并提前至少3个工作日告知总部;
3、管理中心总监会同分管副总审批接待标准;
4、管理中心拟定《商务接待流程表》,发送相关接待人员,同时预留接待任务所需的酒店、餐厅、会议室等,以确保方案制定后顺利实施;
5、接待人员需提前做好接待准备,如有特殊情况无法参加,须提前1个工作日告知管理中心以作调整;
6、接待方案确定后,业务员不得擅自更改,否则产生的费用由业务员自行承担。
七、接待标准1、杭州客户:
安排餐饮及(第一次来访安排礼品),特殊情况且客户要求派车辆接送,其余参见下表。
2、外地客户:
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