驻外机构管理办法.初稿

驻外机构管理办法（初稿）

一、总则：

1、为加强驻外机构管理，规范驻外机构工作，制定本办法。

2、驻外机构实行主任负责制，驻外机构主任负责驻外机构全面工作。驻外机构主任对总裁负责。

二、驻外机构组织结构

主任专员内勤

三、驻外机构工作职责

（一）主任职责

1、驻外机构主任负责驻外机构日常工作的开展，承担外部的协调工作，贯彻落实集团各项规章制度和文件要求，及时向集团反馈信息；

2、严格监督管理所辖区机构各岗位工作；

3、能承接本机构各岗位工作；

4严格执行集团的保密管理制度，不得把集团内部管理资料及相关保密文件予以传阅或透露。

（二）专员职责

1、协助主任开展各项驻外机构的日常业务工作；

2、及时做好出入境人员签证及接送工作；

3、负责物品的出入库物流的跟进并做好记录存档备案；

4、衔接好驻朝项目基地的订货申请，做好相关业务的梳理。

（三）内勤职责

1、负责办事处的卫生整理工作；

2、负责驻外机构来访人员的接待；

3、接听电话做好记录，及时反映；

4、认真做好文件收发，做好行政人事文件的整理传递存档，并妥善保管所有档案；

5、负责管理各种费用的初审及流程控制，每月初做好上月的办公费用明细，经主任审阅呈报集团财务部；

6、负责驻外机构考勤，每月1日把上月考勤经主任审阅呈报集团人力资源部；

7、负责每周例会会议记录，并做好传递工作。

（四）说明。如专员、内勤未到岗，由主任代行专员、内勤职责。

三、驻外机构人事管理

1、遵守集团办公室人事制度。

2、驻外机构人员薪酬福利标准由集团确定。

3、驻外机构因工作需要增减人员，由驻外机构主任向集团提出书面申请，经办公室审核，报董事长批准后实施。人员招聘由集团办公室负责，驻外机构协助。

5、驻外机构建立驻外机构人员档案。

四、驻外机构财务管理

1、驻外机构不设立独立财务，遵守《湖南纬金投资集团有限公司财务管理制度》。

2、驻外机构物资采购及大额支出，由驻外机构工作人员提出申请，经驻外机构主任审批后，报集团财务部审核，经总裁批准后，由集团财务部直接支付。每月15日前支付的款项，当月20日前向集团财务部提供收款方开具的销售凭据或收款凭据，15日后支付的款项，在次月2日前向集团财务部提供收款方开具的销售凭据或收款凭据。

3、零星开支以备用金支付。备用金领取及使用执行《湖南纬金投资集团有限公司备用金管理办法》。

4、驻外机构费用报销遵守《湖南纬金投资集团有限公司费用管理办法》五、例会