表彰大会详细分工

表彰大会活动流程及分工（内部材料）

一、准备工作

1、办公室申请外语楼报告厅；申请或借好至少二个话筒；申请签到的桌子；制作领导台签；通知社总理事、干事会议时间。取得开门老师联系方式，在开会前一天外语楼报告厅开门，和开会当天开门，用于布置会场。

2、秘书处。通知各社团及十佳社团代表大会时间及主题，；通知各社团派5名代表按时入场，所有社团穿本协会会服，佩戴本协会的委员证，准备奖状模板制作并打印、盖章，奖状按类别、社团进行分类、排列，购买书写请柬。

3、财务部购买老师、嘉宾的矿泉水，购买花束（用来布置讲台），购买气球，绳子等（收集发票）

4、宣传部签到处红纸，制作表彰大会的海报（2张）。协助布置会场。

5、调研部布置会场，写好会后总结。

5、外联部联系万象协会和影视协会，要求提供摄影支持，邀请老理事代表，制作横幅1条（横幅内容：广西师范学院201*201*年度学生社团表彰大会。落款：广西师范学院学生社团总会。横幅长12米。）外联部（礼仪）负责邀请礼仪、借礼仪服，负责表彰大会礼仪出场顺序安排；

6、活策部协助布置会场。

7.网络部收集明星社团、优秀社团的照片材料，制作总会用幻灯片，社团风采展幻灯片，开会当天负责播放幻灯片和音乐，现场拍照工作。

8.组织部安排会场座位，制作出作为座位安排表，发到群共享，打印出若干；根据安排粘贴各个到场单位的位置标签

9.常务理事协调老师时间、邀请老师、学生会代表及常代会代表（总负责人李扬）

所有准备工作周四中午必需完成，当天下午开始布置会场，各个部门的主要负责人要引起高度重视，活策部注意跟进工作，及时向常务理事汇报

各个常务理事负责各个自己部门跟进工作总负责人：李扬、李婉各个部门总负责人：

办公室：刘倩秘书处：黎清兰

宣传部：牛晓耕网络部：蓝岚组织部：张丽梅活策部：刘木玉财务部：周贵有调研部：林纯萍外联部：李金玲

本部门总负责人将本部门事项各个负责的项目的负责人名单草拟好发到各个主管常委手中，各部门总负责人及常委共同协力完成好活动安排

注意事项：

1、部门间多保持沟通与交流

2、各部门购买材料请留好发票或收据，并注意收集南城百货的发票（只有面额即可，物品名称空白）

3、通知各社团派5名代表按时入场，其中会长、秘书长一定要到，穿本协会会服，佩戴委员证，不得提前离场，如果有事需要离开，办公室记得记录

4、通知时要求回复，没收到回复视为未收到通知，记得确定通知已收到，收到回复后分批报至黎清兰

5、通知总会理事、干事穿着整洁、干净，佩戴好各自的证件，按时到场，无论如何都应友善对待社团代表、嘉宾、校学生会代表，如社总理事、干事有事请假须书面申请交与办公室处，办公室主任统计请假人员名单；常委理事不得请假，如确有急事需向理事长请假，并交书面申请与办公室处。

6、嘉宾请柬共13份

团委领导、老师4份

宣传类社团7份（邀请红水河、校通讯社、校广播站、校长岗校区广播站、校长岗记者团、校学生报记者、校影视传媒协会进行新闻报道）

校学生会1份（邀请1-2名常委）校常代会1份（邀请1-2名常委）

7、办公室奖状按颁奖名单排好，分类别、分社团，获奖名单打印四份，其中两份分别交于外联部部礼仪负责人郑露思、组织部部长张丽梅处，一份交由会议主持，一份由理事长李扬交与团委老师并将电子版发给上述提及的负责人

8、办公室书写请柬注意用语准确、正式、礼貌

9、横幅内容为“广西师范学院201*201*年度学生社团表彰大会”，右下角署名“广西师范学院学生社团总会”，长度为12米（已有记得在社总办公室的柜子上，布置会场时记得拿去）