公文文种选用的基本依据及使用中应特别注意的问题

公文是一个集合概念，它是由若干具体种类组成的。由于这些种类的性质不同、作用有别，即为每一具体的公文种类分别赋予一个具体的名称，诸如通知意见报告请示总结计划等，这就是公文的文种。

一、准确选择和使用文种是公文写作的首要环节

作为公文起草者，我们在受领了领导交办的一项拟文任务之后，首先应当做的倒不是赶紧去搜集材料，考虑谋篇布局，琢磨运用语言等等，而是必须将文种确定准确。因为公文不同于一般文章，也不同于学艺作品，公文不是用来供人欣赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，而是党和国家机关以及企事业单位用来传递策令、指挥工作、沟通信息、交流经验的重要工具，既是一个实实在在的处理公务的工具，又是一个具有极强的法定效力与十分严格的规范体式的文书，因此，即便你的文件写得再精美，如果文种选用错误，例如本来应选用通知，却使用了通报，本来应当选用请示却使用了报告，本来应当选用函却使用了请示，本来应当选用决议却使用了纪要，本来应当选用广告启事却使用了公告通告等等，由于错用了文种，就会一错百错，虽精美但却无济于事，它直接关系到行文的目的能否得以顺利实现，影响到公文的质量和效用的发挥，因此，公文起草者必须将文种的选择和使用摆到突出位置，切实加以重视。

二、公文文种选用的基本依据

那么，在公文写作中应当如何准确选择文种呢。依笔者之见，应主要考虑如下几个方面因素：

（一）依据现行公文法规规定。即《党政机关公文处理工作条例》，其中对所列举的15个主要公文文种的用法均作出了明确规定，公文撰写者对此必须熟练掌握并认真遵照执行。这15个文种名称，按规定要求只能单独行文，而且要采用国家标准的公文格式，因此，不能随意对不同的文种名称随意缩减或者合并使用。实践中有时见到的诸如申请报告请示报告意见报告总结报告告示之类的复合文种，就是将两个具有不同功能的文种随意合并或者缩减使用，而这显然是不严肃的，也是不合规范的。

（二）依据制文机关的职权范围。有些公文文种，在使用权限上有明确的或约定俗成的规定，制发公文时切莫乱用。例如命令（令），根据有关规定只有国务院及其各工作部门以及地方各级政府有权制发，至少是县级以上的人民政府才有权制发命令（令），而各级地方政府的工作部门就无权使用。因此，国务院各部委可用公布令发布部门行政规章，而各级地方政府的工作部门发布内容类似的规范性文件只能用发布性通知。再如公告，法规中规定其适用于向国内外宣布重大事项或者法定事项，而且它的制文机关的级别很高。但从实践来看，对公告的使用相当混乱，有人以为公告就是公开告知，纯属望文生义。需知公告的公与公安公文等词语的公含义相同，所代表的是党和国家，也就是说，只有党和国家的高级管理机关才有权制发公告，一般机关尤其是基层的企事业单位无权制发公告。但在实践中，不仅党和国家的高级管理机关使用，一般的企事业单位也在用；所涉及的内容事项既有法规中所规定的重要事项和法定事项，而且也有一般性事项，甚至有的单位还用公告来规定门卫制度，显得很不严肃。由此可见，公告文种只能由高层国家机关及被授权的特定机构用来发布重大事项和法定事项，基层机关和一般单位则没有资格使用这一文种。基层政府的职能部门如欲在本辖区发布职能业务方面的事项，应该使用通告。再如议案，没有议案提出权的机关是根本无权写作的。