机关档案工作现代化调研报告

熟悉档案工作的人都知道归档文件整理是档案业务工作的一项重要内容，也是一个重要的基础环节，这项工作的完成质量直接影响到一个单位整个档案工作的管理水平。但传统的立卷整理方法由于整理程序过于繁琐、标准存在主观随意性，使每年的文书立卷成为多数档案人员的负担。为改变这一现状，*区档案局从今年3月下旬开始正式在全区机关启动文书立卷改革，经过四个多月的努力，全区115个机关部门按照新的整理方法已基本完成了20*年度文件材料的整理归档工作。实践证明，《归档文件整理规则》的出台顺应了新时期档案工作的发展要求。它的实施不仅简化了文件整理的归档程序、降低了文秘档案人员的工作强度、提高了工作效率，还促进了机关档案工作现代化管理水平的提高。笔者有幸参与了这次新规则的推广和具体实施工作，感触颇深。简单归纳几点，以求同行批评指正。

一、广泛宣传、统一认识新规则的实施不仅仅是对传统立卷方法的改变，更是对目前档案管理方式和思想观念的变革。为保证改革工作的顺利进行，首先必须让广大档案工作人员对这次改革有清醒的、统一的认识。因此我们最早从去年下半年始就利用开会、业务指导和创先评优等各种机会对机关档案工作者进行宣传。并把此项工作作为今年*区档案工作创新的一项重要年度目标加以部署与落实。通过广泛的宣传，不仅统一了广大档案工作者的思想，还增强了他们实施改革的自觉性，为改革工作的顺利进行提供了良好的思想保障。

二、充分调研、制订方案为让改革工作少走弯路，我们在反复学习国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省档案局印发的《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》的同时，还组织部分业务骨干赴深圳、南通等地参观学习。尤其是参加省局组织的归档整理培训班后，使我们对如何开展改革工作有了比较清晰的思路。在深入领会“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”十六字方针的前提下，我们结合*区的实际情况，制订了*区贯彻实施《归档文件整理规则》的详细方案。为保证积极稳妥地推行立卷改革，我们在充分调研的基础上又数易其稿，力求完善。由于前期准备工作充分，同时也是为了争取时间，我们大胆提出“缩短进程、双管齐下、一步到位”的设想（即不搞试点，直接面上推广和实体整理指导与软件升级同步进行），这一想法很快得到领导的支持。另外鉴于今年是立卷改革的第一年，且绝大多数单位归档文件采用了集中收集方式，所以在这次改革中我们确立了“新老衔接、平稳过渡”的工作思路，即虽然归档文件统一采用“年度——保管期限”的分类方法，但在同一保管期限内，文件材料适当兼顾问题或部门集中排列，这样不仅符合多数档案人员按问题或部门分类的习惯，从一定程度上也方便了目录的手工检索，给档案人员思想观念的转变和整理方法的改变一个“缓冲区”。我区立卷改革工作能在短短四个月内取得成效正是对这一实施方案的最好证明。