研究生会会议纪要

会议时间：

会议地点：

主持人：

出席人员：

缺席人员：

记录人：

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一、会议主题

议程

1、校研会主席王霁安排研会近期事务

2、各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

二、会议发言备忘录

（一）校研会主席王霁安排研会近期事务

1.介绍学校财务报销新政内容

xxx：从xx月开始，学校将对需报销的发票式样进行统一规范，以往有部门经常在活动过后补开以打印、复印为项目名称的手写小联发票，今后这类发票财务处将不予以报销。请各部门再组织活动需购买物品时尽量开机打发票并且写清楚购买物品具体内容，如相约丽娃，海报。关于报销事宜，还需强调以下几点：

（1）如购买办公用品且金额超过一百元则必须注明每项物品的名称、单价、数量以及总价（花除外），如冰露矿泉水，20瓶*1元=20元。

（2）如活动费用中包含劳务费需按有关规定填表。

（3）各部门组织活动时必须提前做好预算并严格执行，每张发票上都要签三个名字即分管主席（特殊情况可以代为填写两个负责人），负责人及具体经手同学。在开具发票时如把握不好项目名称可以先用铅笔写，确定后再用水性笔填好。

（4）通讯费用只有电信发票可报，电信200/201长途卡报销时需要提供电信发票。注：一张卡配一张发票。

xxx：

（1）请大家开发票时注意辨别真伪，尽量不要开到连号发票。

（2）打印或复印最好采取转账的方式。另外，打印或复印时最好多打一份作为备份。

（3）活动如有赞助商，可以先把发票分类，将符合学校规定的发票及时通过学校报销，剩下的可交与赞助商帮忙解决。

2.关于各部门活动材料收集的进一步规范

xxx。各部门在部门活动结束后的一周之内应把所有材料整理好，打包后保存在闵行办公室电脑里各自部门的文件夹内，xx各部门可以相互配合。材料上交内容包括活动策划、海报样板、人员安排、邀请函等前期筹备以及通讯稿、深度报道稿、照片、dv等后续资料。各活动组织部门应该配合秘书处和宣传部做好活动文字影像（通讯稿、照片、讲座mp3及详尽内容）存档工作。另外要求各部门在开展活动时应自主负责海报、拍照、dv等材料的收集，并全权负责。

（二）各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

外联部：

1.参加xxxx理工举办的秋韵节活动。

2.上周日和交大研会共同组织了心源活动。

3.下周二将参加东华大学举办的成长之路活动。

4.外校研会换届通讯录除个别学校外都已更新，各部门如有需要可以和外联部联系。