X公司文控中心管理办法

x公司文控中心管理办法

*公司文控中心管理办法

第一章总则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司资料还包括声像资料。照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：