会场服务工作技巧

会场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，工作内容很多，一般包括以下几个方面。

一、组织代表签到

与会者或会议代表在进入会场时，一般要签到。会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会务工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。

（一）簿式签到。与会者在会务工作人员预先备好的签到簿上，按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会者必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议参加的人数很多，采用簿式签到就不太方便。

（二）证卡签到。会务工作人员将印好的签到证事先发给每位与会者，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会者在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会务工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。

（三）会务人员代为签到。会务工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会务工作人员必须认识绝大部分与会者，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会者很多，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

（四）座次表签到法。会务工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会者姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会者座次安排要求有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时，就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。

（五）电脑签到。电脑签到快速、准确、简便，与会人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机将与会者的姓名、号码传到计算机中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，与会人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用电脑签到。

二、引导代表入座

参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会务工作人员要把与会者引导到相应的座位上去。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会务工作人员的负担，可以采用印刷座次表，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。

三、发放会议文件

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者；也可以在开会之前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。