文种使用方面存在的不规范作法
篇一:常见公文写作中存在的问题
公文基础知识讲座
市卫生局办公室童卉
一、什么是文种。文种的确定
文种是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现公文内容、表现公文名称的基本分类单位。正确运用文种,是促进公文规范化的重要前提和基本保证。这就要求我们在行文时决不能随心所欲,必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。
国家行政机关公文处理办法规定,法定公文(即国家正式规定的公文)文种有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
常用公文(在某些场合也可称作一般常用公文)是除法定公文以外的比较经常使用的公文。如:工作要点、计划、规划、方案、安排、总结、规则、守则、制度、便函、大事记、讲话稿、会议记录和非正式文件形成的调查报告等。
一般应用公文是指法定公文、常用公文以外的在某种情况下所使用的各种公务文书。如贺信、慰问信、证明信、咨询信、申请书、倡议书、聘书、贺电、慰问电、唁电、悼词、鉴定、考核材料等。
二、文种应用方面易出现的问题
日常工作中,文种运用上存在的问题一直很多,最主要表现在两个大的方面,即广义公文不分与法定公文不分。
广义公文不分指的是对法定公文和非法定公文分辨不清,不会正确使用。常见如向下级单位直接下发计划、总结、安排等情况。
法定公文不分指的是对法定公文的某些具体文种混淆不清,不会正确使用而错用文种的情况。法定公文比较庄重,格式要求严格,存在的问题也特别多。主要是:呈发不分,函呈不分,函发不分,报告请示不分,公告通告不分,通告通报不分,通告通知不分,通报通知不分,批复“批转”不分,批复决定不分,通报决定不分,批复“复函”不分,公函便函不分等等。今天主要谈以下几个常见的问题:
1、“呈发不分”而错用文种的具体表现
法定公文按行文关系和行文方向来分,主要分为上行文、下行文和平行文。“呈”一般指将公文呈报上级,通常代表上行文;“发”一般指将公文下发所属单位,通常代表下行文。上行文过去只有“请示”和“报告”两种,新法规增加的“意见”文种,也可用于上行文。所谓“呈发不分”,主要有两种情况:
(1)将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种,或者将“通知”、“决定”等下行文主送给上级机关。其结果,闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话。
(2)将应该下发所属单位的公文错用“报告”、“请示”文种,或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位。其结果,闹出了上级给下级报告和请示的笑话。例如某单位主送下属单位的一份公文,标题是《关于对xx年财务决算情况审计的报告》。其规范的标题应为《xxx关于19xx年财务决算审计情况的通报》,如有必要可抄送上级机关。若从行文主旨来说确须向上级报告,可选用“报告”文种,但应主送上级机关。
2、“函呈不分”而错用文种的具体表现:
函呈不分的问题一直相当普遍,人们甚至习以为常。其问题主要表现在以下几个方面:
(1)不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告。行文和受文单位双方没有直接隶属关系,按规定答复不相隶属相关的询问应该使用函,但行文单位却偏偏用了“报告”,也许以为对方机关级别高,以此表示尊敬。实际上,大可不必这样做。
(2)向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”。这种滥用比前一种情况的错用要严重得多。
3、“函发不分”而错用文种的具体表现:
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