元认知策略对商务秘书下作的启示

元认知策略对商务秘书下作的启示

作者/林素真

众所周知，商务秘书一般承担三大功能。直接辅助功能，辅助领导决策和实施综合管理，充当领导的智囊；行政执行功能，帮助公司处理事务——办文、办会、办事；技术操作功能，运用专业和技术知识开展工作。无论是哪种功能，归根到底都是服务与管理i在工作层面上，虽说是服务与管理他人，但是要做到优质的服务与管理，必须先做好自我的服务与管理。

商务秘书自我服务与管理的水平直接影响着工作的质量，没有良好的工作状态，是很难将工作水平提到一定层次的，因而元认知策略对商务秘书工作有一定的启示作用。元认知策略本是教育心理学学习策略中的一种，该理论代表人物弗拉维尔认为，“元认知就是主体对自身认知活动的认知”，其原理同《学记》中的“学然后知不足，教然后知困。知不足然后能自反也；知困然后能自强也”的道理相同。只有意识到自己知识与能力的匮乏，才能让自己强大起来——在“自反”中学会增强自己的本领。此道理对商务秘书工作同样适用。商务秘书的工作实质就是服务，要服务好他人自己先要具有服务的本领。当意识到自己的服务本领有欠缺时，就要想方设法去完善自己，有了良好的服务状态才会提供良好的服务，这是相互影响的：元认知策略包含元认知知识——清楚地自我定位、元认知体验——有效地自我提升和元认知监控——准确地自我监控与调整三方面内容。下面一一阐述其对商务秘书工作的启示。

一、准确定位

元认知知识提示，要清楚地把握认识自身和外界的关系，清楚地了解影响自身发展的因素，为自我发展的实施监控做好预案。商务秘书明白自己在公司所处的位置和在具体业务活动中的位置非常必要。尽管在业务工作中商务秘书大致具有三大功能，但是它们并不是齐驱并驾地发挥作用的，而是需要审时度势与恰如其分地发挥作用。

例如某公司两位老总因某项业务发生争执，你作为其中一位老总的秘书，若贸然去阻拦某一位老总的发言或在现场表示出偏袒某位老总的言论，均不合适。这时候你要做的是适时干预，缓解现场气氛。劝架是需要艺术的。大家都明白冷静是调解矛盾的良药。这时要做的是找个借口将两位老总劝开，别在争吵与辩解的紧张气氛中酝酿更大的矛盾。其实说到底，争辩的仅仅是公司的业务发展而不是因为个人恩怨，业务的发展与公司的收益均是共同的目标，因而争吵不是最终的解决途径，但是波动的情绪、暴躁的脾气均是激烈争吵的酵母，这些很容易让人进入不理智的境况中，于是隔离两人是最好的方式。这考验着秘书的智慧。秘书可以适时向两位老总送茶递水，缓解气氛。若气氛到了剑拔弩张的境地，可以给老总递送外面重要业务的接听电话，假若真有此类救急电话更好；若没有，等老总出来接电话后，秘书马上道歉并向领导解释。更换了氛围环境，明事理的领导此时应该会冷静地对待此事。处理诸如此类的危机，如帮上司挡驾处理棘手业务或甘当“丫头”帮上司处理私人事务，或许这些不属于商务秘书角色功能所要承担的，但是这又是必须处理的，这需要彰显商务秘书的智慧——需要你对自己的身份与对老总的脾性和当时当地的境况准确的把握。而这能力无关学识，无关业务技能，只关乎胆识与才识。胆识与才识不是一朝一夕就能养成的，需历练。

二、准确体验