深圳院档案信息化建设初探

1档案信息化

1.1什么是档案信息化建设

档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。

档案信息化建设又是企业信息化建设的重要组成部分，是推动档案工作可持续发展、满足科研生产需要和管理需要的必然选择，是提高档案服务能力的关键。档案信息化是信息技术与档案管理的有机结合，档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、多媒体声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。同时还包括档案信息化的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。

1.2档案信息化建设主要内容与任务

档案信息化建设主要内容有。标准规范建设（管理规则）、基础设施建设（用什么管）、应用系统建设（怎么管）、档案信息化资源建设（馆什么）、人才队伍建设（谁来管）。

其主要任务就是将档案数据资料实现数字化、标准化的管理，实现永久保存，并提高档案的利用率。

2深圳院档案管理现状

在发展过程中，深圳院已经初步意识到了档案信息化建设的重要性，在与同行业单位的考察交流中，已经看了档案信息化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。深圳院在档案信息化建设方面任重道远，总结起来，亟需解决以下几个问题：

2.1对档案信息化缺乏深入的了解

尽管档案信息化在整个电力设计行业内有一定的普及度，但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏足够深入的了解，包括它的管理规范、软硬件设施、专业知识等等。

2.2对档案信息化建设迫切程度的认识需要加强

在深圳院内部还存在着一些对档案信息化建设认识不到位的现象，认为只要做好电力设计就行了，没有真正认识到档案信息化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用，也没有看到档案信息化给整个行业带来的巨大收获，因此，对于档案信息化建设迫切程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。

2.3档案信息化管理标准规范空缺

标准规范是档案信息化建设的基础，没有标准就无法生成统一规范的数据，数据不规范就无法交换和利用，无法实现资源共享;没有标准规范，数字档案的质量无法得到保证，无法切实满足对数字档案利用的需求。因此，标准规范是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件。

2.4缺乏档案信息化建设的专业团队

与传统的档案管理方式相比，档案的信息化管理虽然带来了很多便捷，但同时对档案管理人员要求也更加的专业，可以说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术等多方面的知识。