电子档案管理系统软硬件更新及对策

一、电子档案管理的技术更新

（一）电子档案裁体的寿命

纸质档案单位面积上存储的信息量很少，当今的信息存储技术，可以将一幅详细地图中的成千上万个信息存储在小小的一张光盘上，这无疑是技术上的一大进步。但是，当存储载体的记录信息能力高速增长时，存储信息的新型载体的寿命却不如纸质。手工纸的手稿可保存上千年，而电子档案载体的寿命非常短。磁带最多只有十多年，而光盘生产厂商的承诺至多也没有超过100年。另外，纸张的损坏很易被发现，电子档案载体的损坏只能由设备来检验。影响电子档案保存寿命的另一个重要因素是将来的设备可能无法读出今天记录在载体上的信息内容。

（二）电子计算机的技术更新

除载体的自然损坏外，影响信息存取的还有设备和软件问题。在数字世界里，技术设备与存储载体紧密联系在一起，高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关的软件，而这些设备及软件总是在随着技术的进步而不断地更新，一旦硬件或软件被淘汰，其记录在存储载体上的信息将无法读取。例如，cd光盘的寿命比其他新型数字存储载体寿命都长，然而最初给它记录信息的电子计算机系统，可能早已更新换代多少次了，这就使得cd盘上的信息可能无法读取。

档案馆主要是保存永久档案，有的几十年后才能对外开放。几十年后不但载体可能自然损坏，其读取设备可能早就更新换代多次了。环境技术的生命周期对于电子档案的保存提出了严重的挑战，数字技术的软硬件一旦过时，厂家就可能不再提供该产品，没有相应的软硬件平台信息就无法读取。这是电子档案管理人员必须面对的现实。

（三）信息的真实性