商务技能（五）会议管理

会议作为一种社会活动随处可见，它在企事业单位中担当着重要的角色。

据调查，高职高专文科学生毕业后80％以上要接触与会议有关的工作，文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能。因此，在自己的职业规划中，加上会议管理一课，必定为以后的工作生涯增加许多便利。

别小看了会议，会议里的乾坤大着呢。会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话简明扼要，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，问题皆存。

既然会议不可避免，我们就应该妥善管理会议，有效利用会议，使其真正发挥作用，而非让自己陷入文山会海不能自拔。

一、会议的意义

会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。不同的人汇聚一堂，充分交流，思想碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

资讯传达，资源共享。通过会议通报一些新决定、新决策，使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。也可以利用开会汇集资源，以期相互帮助，相互促进，共同进步。

会议显示一个组织或一个部门的存在。一些单位经常召开部门例会等，领导通过这种会议了解员工的工作情况，了解工作进展，可以妥善安排工作计划。这是一种管理的方法，同时也能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

会议的群体沟通方式有益于协调矛盾，达成共识。开会很少是一对一的沟通，大多数情况下都是一种群体沟通，而且这种方式最直接、最符合人类原本的生活方式。方便协调上下级紧张关系，员工之间的矛盾，有利于达成共识，更好地促进工作。

二、会议的准备

（一）会前准备

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开会前要充分理解议题；

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在会议前充分准备好开会所需要的资料；。

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事先思考要表达的意见；

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准时参加会议。

（二）会议进行中

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注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断；

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积极参与发言；

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注意力发言不脱离主题，对事不对人。

（三）导出结论

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尽心尽力地协助会议主持导出结论；

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能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见；

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能坚持找出最好方案的态度，导出结论。

三、会议记录的基本要求

（一）会议基本信息

准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

（二）参会人员

详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

（三）完整记录

忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。