养老险档案作用与管理综述

养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的铁路企业养老保险工作为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作开展就较为被动。

一、养老保险档案的构成与特点

参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：

1.涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。

2.信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。

3.保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4.安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。

二、养老保险档案的作用