独家原创:论高校档案管理信息化进程

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摘要。随着信息高速公路的建设与发展，档案管理信息化已成为高校挡案实际工作急需解决的问题。文章分析了信息化高校档案管理系统的特点和意义，提出了实现高校师生档案管理信息化的对策和途径。

关键词：档案管理；信息化；高校

高校是知识、人才和科技高度密集的教学和科研基地，是高新技术的发源地。高校档案是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校重要的本源性信息源，是高校办学历史的最权威、最真实的记录。高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供高效利用信息系统的重要职能。因此，当前高校档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为高校建设服务，要通过计算机网络为用户提供服务，加强各项事务管理，促使档案管理信息化。

一、信息化高校档案管理系统的特点

随着新世纪的来临，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，高校档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行信息化管理。针对传统档案管理方式所存在的问题，高校应当建立起信息化的档案管理体制一实现档案管理信息化、自动化。信息化的高校档案管理系统应具备以下特点：

1、现代高校档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。高校应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。

2、信息化的高校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。高校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好高校档案管理的各项工作。从当前情况来看，高校档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为高校档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。

3、信息化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：（1）随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。（2）国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。（3）电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。

二、信息化高校档案管理系统的意义

现在我国的很多高校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。建立信息化学校档案管理系统有着重要的意义。