机关单位文书档案管理存在的问题及对策

摘要。现代科学技术日新月异，信息技术已经广泛应用到各个领域。这对改进工作方式，提高效率起到了至关重要的作用，反映了单位的现代化管理水平。把信息科学技术应用到档案的数字化、现代化是发展的必然趋势。

关键词：机关单位;文书;档案管理

一、机关单位文书档案管理现代化中存在的问题

1.档案工作意识亟待提高。实现档案管理现代化，必须要解决思想认识问题。基于对档案本质和价值属性的看法，全国各地的档案馆主要应在实现档案信息价值方面发挥主导作用，而大大小小的各单位档案室需要承担工具价值。机关单位档案室的现代化水平，直接影响到地区乃至国家的档案管理水平。由于档案传统的原因，档案管理重藏轻用，不能从根本上认识到信息化的重要性，依旧停于传统的案卷收集、整理阶段，设备不足，技术力量薄弱、检索受限、服务方式单一，因而档案人员意识不高，存在“等”“要”现象。等待档案利用者上门的被动服务方式是最常见的方式，即使较高层次的咨询服务，也只是进行“严格保密”基础上，利用手工目录索引和工具书进行服务，而忽视了对信息资源的挖掘和提供利用服务，文书档案的价值无法充分体现。另外，领导部门对文书档案管理工作重视程度不足。部分领导对文书档案工作的认识不够全面，认为档案工作简单，只需要内勤人员或文秘人员保存好文件，以备查考，或应付档案检查即可，不能在资金、设备的投入上予以大力支持，由此影响到档案管理工作者的积极性，最终降低文书档案工作的质量。所以增强档案的开放意识，服务意识，是档案现代化发展的必由之路。

2.基础性工作规范程度不高。要正确处理传统管理与现代化管理的关系。档案传统不是只代表落后。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程。有人认为有了电子档案，纸质档案会被渐渐淡化。将档案管理现代化完全代替纸质档案存在，在理论和实践上都是不可行的，前期的整理工作仍是档案管理的基础，因此，仍然要重视传统的基础整理工作。档案收集是归档的首要环节。从我国现行的档案管理体制来看，机关单位只能通过档案室与文书部门间接联系起来。因权责不明，造成机关文书、档案工作的脱节，因而材料收集往往不到位，从而直接影响到档案后续档案现代化工作的质量。因为档案的完整性在很大程度上决定了档案的价值和效用，如果应该收集归档的文书档案因疏漏没能收集归档，不仅影响到档案的完整性，而且不利于查考和利用，其发挥的作用也就大打折扣。在实际工作中，一些部门档案意识不强，没有很好地配合档案部门工作。为了自己工作的便利，将一些有归档价值的文件资料自行保管，存在丢失、损坏的可能。档案部门在得不到相关部门的配合支持时，就难以将材料收集齐全完整，进一步的档案信息化建设也就难以完成。这制约了档案管理水平的提高。

3.档案人才缺乏，难以满足现代化的需求。文书档案的现代化管理，有别于传统纸质卷宗管理，需要档案工作者必须懂档案专业、又懂现代信息技术。但由于种种原因原导致专职档案人员缺乏。据统计，各机关单位从事档案管理工作人员中兼职人员居多，人员更换频繁，计算机操作水平低下，专业知识薄弱，缺乏专业培训。且多身兼内勤、文秘等工作，疲于应付日常事务，投入到档案方面的精力十分有限。因此需要提高档案管理人员的专业性，提升档案管理队伍建设。即使近些年来，很多机关单位在新建办公楼的基础上，极大改善了信息化建设硬件基础设施，在资金投入上较为充足，但因缺少相应档案专业队伍而阻碍了文书档案现代化的步伐。