日用公文的含义、功用、类别、特别及写作意义

一、概说

（一）日用公文的含义、功用、类别1.含义、性质和功用日用公文，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称；由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体，又被称为机关、日常事务文书，与《公文处理办法》规定的狭义公文有种种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。日用公文，是机关办理日常具体事务、传递信息、联系工作、总结推广经验、处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具。它的文种、体制、制发、效能等，是在机关工作实践中约定俗成而由机关自身确定的，不像正式公务文书那样经有关机关用法定文件规定下来。因而，它在经由法定机关批准或作为正式文件发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关权限之内有一定的行政效力。如，某机关发生了火灾，烧毁了车库和汽车，立即写份简报给上级和有关机关，不能等一切调查清、安顿好再正式写报告，但这简报不能代替对整个火灾原因、情况、预后处理的正式报告，更不能代替购车、建库的请示；上级机关接到简报，只是“知道了”，可以不批复，也可以仍作为简报转发，提请各部门注意防火，但不能代替处分决定或批示，更不能代替对购车、建库的批复或正式行文各单位检查防火工作。日用公文的有些文种，像简报等，在某些系统曾经被列为正式文件，但也把它们划归“参考性”文件而与“指使性”文件相区别，现仍划归日用文书。

2.类别日用公文，种类繁多，既无法定文种，又无法定分类。我们从写作角度看，现在机关应用的所有文字材料，大体有三个类型，每个类型包含若干种。（1）文章型：即具有一般篇章结构形式的狭义文章。日常用的有简报、调查报告、计划、总结、会议报告与讲话稿等。（2）条款型：按条款格式结撰而成的，像机关企业里的规章制度、公约守则等等。其中章程、条例、规定是正式文件。（3）表格型：即，有固定格式的简单文字与报表，多是先印好表格或特定项目，用时临时填写。像统计表、介绍信、请柬、条据等等。现在主要介绍文章型的日用公文，条款型的可参照通用公文写作中的“条例”、“规定”，这里选一两种简介。

（二）特点日用公文，作为广义公文（机关应用文体）的一种，与狭义的正式的通用公文有区别、有分工而又相辅相成。它能解决不宜或不必正式行文而又需形诸文字的问题，起正式发文之外的作用。它在广泛而快速传布信息方面与新闻文体作用相近，但又不能超出机关体系的范围，有一定的保密性。然而，它在必要的情况下，随时可以经过一定手续而转化为正式公文，或转化为新闻报道公诸报端。事物是在比较中存在的，我们在比照中可以更好地把握日用公文的特点。