文秘基础之会议纪要格式与例文

会议纪要格式

（一）含义和功用

会议纪要，是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文文体。

（二）性质和用法

会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下整理成文以发布出去的一种会议性公文。纪要的性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，实际是决策，要求下级贯彻;一种是协议性纪要，要求协议或有关方面共同遵守，或者交流经验、讨论工作，或者是立此存照的。

有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题;有些较为一般的会议，则可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。

会议纪要，可以由会议直接上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加通知批转下达。

（三）主要类型及其一般格式和写法

会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。主要有两种，从写作的角度看，恰是需要区分的两种类型。

1.一种是例会、办公会议的纪要

这是机关研究日常工作和日常事务的会议。一般有固定时间，如每周一、二次或半月、一月一次。有相对固定的出席者。如部长办公会，市长办公会，校委办公会，局务办公会等等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。大体格式如下页：

下述各项也可以用连贯的文字写出，写法大致同于下面专题性会议纪要，只是简单一些。有时可在机关版头下以正式公文形式发布。

××××局办公会纪要

第×期×办公厅编

二0××年×月×日

时间：

地点：

主持人：

出席人：

列席人：

会议议决事项：

（只解决一项问题的，写出其结论性决定即可，解决一系列问题的，按议题讨论顺序逐项写下。）

有的较小的机关单位，只有一个长期性的文件集，如《××市委党校文件》，会议纪要可以加标题副标题（如，《我校落实知识分子政策的几项新措施——第×次校长办公会议纪要》）在上面刊载以上呈下达。

2.另一种是专题性、大型会议的纪要

这是主要的会议纪要，其写法有一个大体的规格。通常是由标题、正文、文尾构成，其中正文由开头、主体、结语构成。

（1）标题

一种是简括标明议决的问题，这种也还可加副题写明什么单位什么性质的会议纪要。参看下面简析的例文。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，如《西藏工作座谈会纪要》，《xx、xx两省座谈会纪要》等。标题下面注明日期。

（2）正文

正文写什么、何先何后、语气口吻，既有一般的格局，又有变化的余地。

开头，写基本情况。即开会的动因，依据什么指示或实际情况，目的是解决什么问题;时间、地点，会议全称，与会范围及主要负责人，来了什么领导人有什么指示、讲话;会议的基本议程和主要活动，会议结果及对它的评价。

主体，写会议的主要精神。对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义;今后工作的指导思想和原则精神;工作要求和具体措施。

结语，一般是发出号召，鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。

整个纪要的口吻，用会议作主语，即会议认为，会议强调，会议听取了，会议讨论了，会议决定，会议指出……’

（3）文尾

除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求或前加发布件如通知，注明主送、抄送、发送的范围。会议纪要不用印章。

上述格局，我们姑且叫做常格吧。《全国统战工作会议纪要》（见《三中全会以来重要文献选编》下册第1148页）就是这样。