公路建设前期档案管理感受思索

四川省交通厅公路规划勘察设计研究院是集规划、勘察、设计、科研于一体的大型甲级设计研究院。从1984年开始四川省第一条高速公路——成渝高速公路的勘察、设计到现在，二十多年来先后完成了5000多公里高速公路，200余座大型桥梁、100余座公路隧道的勘察设计。这些重大建设项目的规划、勘察设计档案，是本院档案管理工作的重点和核心内容。近年来。我们围绕交通建设和本院发展的中心工作，切实加强本院档案基础业务建设。大力推进档案管理规范化、标准化、制度化和现代化，不断提升重大项目档案的管理水平，2009年本院档案工作规范化管理达省一级标准，档案管理工作迈上了一个新的台阶。现将我们在档案管理工作中的一些方法和体会归纳总结，供同行参考。

一、重视档案形成过程管理。

确保重大项目档案收集完整由于重大工程项目的勘察、设计。涉及多个专业，参与的处室多，是一种团队作业，加上总工办对设计文件的一校三审和向上的报批。其形成的档案资料分散在多个部门，而且拖延时间长，对于及时完整收集档案极为不利。针对这种情况我们采取以下措施：

（1）与院生产经营处密切联系，随时保持项目信息的畅通。院生产经营处在向生产处室下达任务时同步将任务书发送档案室。使档案管理部门及时知道项目承担处室。作好项目档案的追踪准备。

（2）项目负责人是档案收集的责任人。项目负责人对整个项目的进程以及进程中产生的各种资料都非常清楚，项目完成后，对收集的资料进行整理、归类.并由项目负责人进行鉴别，填写《资料归档清单》进行归档。

（3）档案工作纳入院质量管理体系进行管理。在对项目进行中间检查、外业验收时，由院质保部门（设在院总工办）代档案部门行使项目运行过程资料的检查，确保资料收集齐全。

（4）归档工作与经济效益挂钩。本院在《院生产经营管理办法》中明确规定：“技术文件归档前预留设计产值的20％”。生产处室要凭档案部门签字的《归档清单》到经营处才能结算全部产值。

二、切实作好档案基础工作，确保档案安全