文秘基础之通知的格式与例文8篇

（一）含义、功用和性质

通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的一种公文文体。

通知，亦属发布性公文，即知照文告。但它针对的对象是特定有范围的，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它限知性公文。它的发布方式，多是内部印发或张贴，当然有的也可以公开张贴甚或公开发表于电台、报刊。

（二）类别及其各自的功用、要点

1.一般性通知。发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。

2.批示性通知。针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。转发，对上级机关、同级机关或不隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。批转，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。颁发（印发），职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。

3.指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用通知发布。

4.会议通知。谁决定的召开什么会议，内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用通知发布。

5.任免通知。任免领导人需下级机关知晓，或任免的就是下级机关领导人。主要写何机关何会议决定何人任何职。亦可归入第一类一般性通知中，属于要求下级知晓的。

（三）格式和写法

1.普通通知。上述前三种为普通通知，格式写法是共通的。目的是使受文者知晓，所以要写得清楚明白。标题同于一般公文，批示性通知标题上的批发件名称可加书名号。有受文单位的写上款，范围大、类似布告的，不写上款。正文有两种：一种是较长而含较多实际内容的，分开头、主体、结尾来结撰成文。开头写通知事项的依据、目的;主体是通知本身，多采用条款式写法;结尾，一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。一种是较短而内容简单的，只用一段或一句成文，写动因（目的、情况、依据、政策皆可）、说明、决策。动因和说明亦可省略。

2.会议通知。会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知。一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的，一种是发起单位邀请参加的，写时口气有不同。一般格式包括标题、正文、落款三部分。

标题。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多。标题可以只写通知，不编发文号。

正文。上款，抬头顶格写发往部门，一种是笼统写法，写一类机关的统称，如各区、县、局;一种是具体填写各发往单位的名称。发给个人的是称职务还是称同志，看会议性质决定。

正文主体写开会的根据、目的、日期、地点，派什么人参加，会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言、带论文、材料的，以及开多久、几时报到、带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。

普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。发给个人的。重要些的会议接受人姓名写在正文前，正文后写此致

敬礼;一般会议接受人写在正文后，此致，然后提行顶格写×××同志。

落款。在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日，加盖公章。标题上已写明单位的，只写年月日盖公章。

日用通知很简单，标题只写通知，正文写何时何地召开何会，何人参加，落款后贴出即可。有的打打电话通知即可，但要写下再打，免得遗漏事项。