文秘人员如何提高办公效率

一、作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：

1、明确自己的工作任务和职责;

2、要区分常规工作和非常规工作;

3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。

4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;

5、使用办公辅助手段帮助组织工作;

6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;

7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作;

8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

二、秘书在实际工作中，常常会遇到这些情况：

做会议记录，写着写着笔没水了;

订文件时，刚订一下，订书机卡壳了;

用胶水时，找不到刷子;

开会时间到了，找不到会议室的钥匙;

类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢。