高职院校档案信息化建设的研究

１高职院校档案信息化建设的必然性

１.１时代发展的要求

随着时代的进步，计算机网络技术的普及，各种信息的收集、存储、使用变得越来越快捷方便。档案作为重要的信息资源正步入信息化时代。数字化档案信息能够让使用者不受时间、空间的限制，在互联网上就可进入自己权限范围内的档案管理系统查阅档案资料；数字化信息在采集、整理、利用、存贮与传统的档案管理具有不可比拟的优势。因此，高职院校综合档案室作为储藏信息基地的组成部分，应在传统的档案收集保存利用的基础上，尽快采用现代信息技术，以信息化手段不断提高档案保存功能和利用效率。

１.２高职院校自身发展的要求

高职院校主要为社会培养高技能实用型人才，在我国的现行教育体制中发挥着不可替代的作用。随着职业教育教学改革的不断深入，学校与企业的接触更加广泛、融合不断深化；学校更加开放，优质的教学成果以视频的形式放在信息库中，供学生自由选择；学生学习可能在教室，可能在实训室，可能在网上，更可能在企业的某个岗位上；学生学习与工作交替进行也属常事；企业招聘毕业生可能来学校查阅学生档案进行面试，也可能就在网上进行。这就要求学校在诸如办学资质、学生的学习操行信息、教学文件、精品课程等都将以档案的形式有条件地供人们查阅，与人交流。这势必要求高职院校加快档案信息化建设。

１.３档案工作发展的要求

数字化档案信息使高职院校档案业务工作更为方便、快捷、高效。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案转变为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，建立档案网站并与校园网联接，为学校教学、管理、科研提供了先进的技术手段和网络环境，方便师生和社会查阅、利用有关档案。同时也使档案采集更加方便，管理更加轻松，存储更加安全，利用更加有效。

２高职院校档案管理存在的问题

２.１档案信息化意识不强