浅谈档案信息化软环境的发展状况

摘要。文章对信息化软环境作了解释、阐述了信息化软环境发展现状。笔者主要以“广东省东莞市档案馆”为例，描述了信息化软环境发展状况和存在的问题，对此提出了相应的对策。

关键词：档案信息化；信息化；软环境；东莞市；档案馆

一、档案信息化软环境的定义及现状

就档案信息化环境而言，通常分为两种形式。其一为档案信息化硬环境，即包括一些基础设施和应用系统；其二为档案信息化软环境，主要指信息资源、标准规范、人才队伍等。具体地，档案信息化的软环境建设，是指包括档案信息化中的观念更新、管理规范、数据标准、技术规范、相关法律法规体系建设、人才队伍建设等[1]30。档案信息化建设中，信息化犹如交通在高速公路建设中的位置一样对整个档案事业的发展起着举足轻重的作用。首先为档案信息化提供一个良好的环境，要从信息化硬环境和软环境两方面着手。把基础设施、应用系统、信息资源归为档案信息化硬环境，标准规范和人才队伍归为档案信息化软环境。其次要明确这五方面的内容及分别在档案信息化建设中的作用。软硬件基础设施是信息化建设不可缺少的条件，档案信息网络是其核心；如今档案信息化建设主要是针对电子档案而言，那么应用系统维持着档案信息的开发和利用，在档案网络信息建设中将其作为重要的技术保障；档案工作本身就具有一定的政治性，许多档案信息会涉及国家政治经济和发展战略，开发利用好信息资源建设也是档案信息化取得成效的关键；以上硬件设施基本健全，但是缺乏一定的社会影响力。因此，笔者认为要从软环境着手加大宣传力度，提高人们的档案意识。目前，公众及档案工作人员对档案的印象只是停留在纸质档案，认为档案馆的职能仅仅是保存档案，缺乏开发利用的思想。档案室或者档案馆保存着大量冗余的档案。造成这一现象部分原因在于档案管理部门缺乏应有的建设理念与服务意识，因此，改变传统“重管轻用、重建轻用”的建设思路，认真定位档案信息化建设的功能，坚持“档案重在利用”的建设思路，真正发挥档案的社会服务功能。对此，笔者就“广东省东莞市档案馆”作了分析并提出了一些建议。

二、广东省东莞市档案信息化软环境的发展状况